25.03.2024
Falsche Lohnabrechnung: Rückforderung von Gehalt durch Arbeitgeber möglich?
Führt ein Arbeitgeber versehentlich zu wenig Lohnsteuer ab oder zahlt er einem Mitarbeitenden zu viel Gehalt, stellt sich die Frage: Ist eine Rückforderung zulässig und muss die Lohnabrechnung entsprechend korrigiert werden? Dieser Artikel beantwortet die wichtigsten Fragen.
Wann ist eine Lohnabrechnung fehlerhaft?
Eine Lohnabrechnung muss alle relevanten Informationen zum Arbeitnehmer bzw. zur Arbeitnehmerin selbst, dem Gehalt sowie zu etwaigen Abzügen und Steuern enthalten. Zu diesen Angaben zählen unter anderem:
- Name und Anschrift
- Versicherungsnummer, Steuerklasse, Steuer-ID
- Bruttolohn
- Sachbezüge bzw. geldwerte Vorteile
- ggf. Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
- persönliche Abzüge
- Steuerfreibeträge
Eine Lohnabrechnung ist grundsätzlich dann fehlerhaft, wenn darin genannte Informationen falsch sind. Das können sowohl Angaben zur Versicherungsnummer oder Steuerklasse, aber auch Angaben über Sachbezüge oder Steuerfreibeträge sein. Je nachdem, welche Informationen fehlerhaft sind, stellt sich die Frage, wer für eine falsche Lohnabrechnung haftet.
Übrigens: Gemäß § 108 Gewerbeordnung (kurz: GewO) sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, eine Lohnabrechnung zu erstellen. Ausnahme: Der Lohn fällt in jedem Abrechnungszeitraum exakt gleich aus. Dann muss eine neue Lohnabrechnung erst erstellt werden, wenn sich relevante Daten ändern.
Gemäß § 42d EStG haftet der Arbeitgeber für das korrekte Einbehalten und Abführen der Lohnsteuer. Steuerschuldnerin bzw. Steuerschuldner ist jedoch stets die angestellte Person. Das bedeutet: Führt ein Arbeitgeber zu wenig Lohnsteuer ab, kann er den Differenzbetrag von Arbeitnehmenden im Rahmen seines Rückgriffsrechts innerhalb von 3 Jahren zurückfordern.
Anders als bei der Lohnsteuer sind Arbeitgeber gegenüber den Sozialversicherungsträgern Schuldner bei der Abführung von Sozialausgaben. Arbeitnehmende sind lediglich beitragspflichtig und müssen sich die entsprechenden Anteile vom Lohn abziehen lassen. Versäumt es ein Arbeitgeber, die Sozialversicherungsbeiträge einzubehalten, darf der Betrag innerhalb der folgenden drei Gehaltszahlungen nachträglich abgezogen werden.
Ausnahme:
- Die beschäftigte Person kommt ihen Pflichten nach § 28o Abs. 1 SGB IV vorsätzlich oder grob fahrlässig nicht nach.
- Die beschäftigte Person trägt die Sozialversicherungsbeiträge alleine.
- Die beschäftigte Person erhält vom Arbeitgeber lediglich Sachbezüge i.S.d. § 28g SGB IV.
Kann der Arbeitgeber eine Überzahlung zurückfordern?
Bei einer sogenannten Überzahlung – einem versehentlich zu viel ausgezahlten Gehalt – gibt es zwei Optionen. Entweder, der Arbeitgeber unternimmt nichts oder er fordert die überbezahlten Beträge zurück.
Im letzteren Fall berufen sich einige Beschäftigte dann auf den § 818 Abs. 3 BGB. Dieser besagt, dass das zu viel erhaltene Entgelt nicht zurückgezahlt werden muss, sofern der oder die Beschäftigte zum Zeitpunkt des Rückzahlungsverlangens nicht mehr um den überbezahlten Beitrag verfügt – diesen also bereits ausgegeben hat und keine Kenntnis von der Überzahlung hatte.
Hierbei ist entscheidend, wofür das Geld ausgegeben wurde. Hat die angestellte Person das Geld für sogenannte Luxusaufwendungen (z.B. einen teuren Urlaub) verwendet, die sie sich sonst nicht hätte leisten können, muss das überbezahlte Gehalt nicht zurückgezahlt werden.
Wurde das Geld jedoch für die Finanzierung des täglichen Lebens (z.B. Lebensmittel, Kleidung) genutzt, ist das Geld zurückzuzahlen. Es wird davon ausgegangen, dass die beschäftigte Person diese Gegenstände ohnehin – d.h. ohne die Überbezahlung – erworben hätte.
Korrektur der Lohnabrechnung: Muss der Brutto- oder Netto-Lohn zurückgezahlt werden?
Ob Beschäftigte das überbezahlte Gehalt vor oder nach Steuerabzug zurückzahlen müssen, ist gesetzlich nicht geregelt. In der Praxis ist es häufig so, dass der überschüssige Nettobetrag zurückzuzahlen ist: Man soll nicht mehr zurückzahlen müssen, als man tatsächlich erhalten hat.
Spannender Exkurs: Arbeitnehmer arbeitet nicht – muss trotzdem Gehalt gezahlt werden?
Überzahlung: Fristen für die Rückforderung
Es gilt die grundsätzliche Korrekturfrist bei einer Überzahlung von 3 Jahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem der Fehler in der Lohnabrechnung bemerkt wurde. Sie kann jedoch durch Klauseln in Arbeits- oder Tarifverträgen begrenzt werden.
Ist eine falsche Lohnabrechnung strafbar?
Eine versehentlich fehlerhafte Lohnabrechnung ist nicht strafbar. Jedoch handelt es sich bei einer Lohnabrechnung um eine Urkunde. Wird diese vorsätzlich gefälscht und anschließend vorgelegt (z.B. beim Finanzamt), erfüllt dies den Tatbestand der Urkundenfälschung (§ 267 StGB).
Lohnabrechnung fehlerhaft: Was, wenn zu wenig Gehalt ausgezahlt wurde?
Bei einem Fehler in der Lohnabrechnung, die zu einer zu geringen Gehaltszahlung geführt hat, sollten Arbeitgeber den Differenzbetrag nachträglich auszahlen und die Lohnabrechnung entsprechend korrigieren.
In diesem Zusammenhang interessant: Was Beschäftigte tun können, wenn ihr Arbeitgeber kein Gehalt zahlt.
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