07.11.2022
Unternehmen online gründen dank Online-Notar: So geht's
Seit August 2022 können Unternehmen – z.B. eine GmbH oder UG – auch online gegründet werden. Ein entsprechendes Gesetz hat die Bundesregierung bereits 2021 verabschiedet. Doch wie genau funktioniert die Online-Gründung? Welche Voraussetzungen gelten für einen Online-Notar-Termin und welche Mehrkosten entstehen?
Notartermine online: Das ist neu ab 2022
Das „Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie“ (kurz: DiRUG) ist seit dem 1. August 2022 in Kraft. Es erlaubt die Unternehmensgründung mit Hilfe eines Online-Notar-Termins. Das gilt für:
- Kapitalgesellschaften (z.B. UG, GmbH)
- Genossenschaften
- Einzelkaufleute
- Zweigniederlassungen
Diese Neuerung durch die Digitalisierungsrichtlinie bedeutet konkret:
- der notarielle Termin wird als Online-Videokonferenz abgehalten
- Personen mit Geschäftsanteilen werden digital identifiziert
- die erforderlichen Unterschriften werden elektronisch geleistet
Auf diese Weise ist es möglich, Formalitäten, für die bisher ein persönlicher Besuch beim Notariat erforderlich war, bequem von zu Hause oder vom Büro aus zu erledigen. Dazu überprüft die Notarin oder der Notar zunächst die Identität der Beteiligten mit Hilfe eines elektronischen Identifikationsmittels, anschließend wird das Lichtbild mit dem Videobild der Person abgeglichen.
Im Anschluss werden die Geschäftsfähigkeit sowie ggf. Vertretungsbefugnisse überprüft. Nach dem Beratungsgespräch erfolgt die Unterzeichnung der notwendigen Formulare per elektronischer Signatur.
Online eine Firma gründen: Wie läuft das Online-Verfahren ab?
Wer online ein Business gründen möchte, benötigt zunächst die technischen Voraussetzungen. Dazu zählen ein Computer bzw. Laptop mit Kamera und Mikrofon sowie eine schnelle, stabile Internetverbindung. Darüber hinaus ist ein Smartphone erforderlich, das eID und Lichtbilder auslesen kann.
Die Verwendung gängiger Videoplattformen wie Microsoft Teams oder Zoom ist für die Online-Gründung einer GmbH oder UG unzulässig. Für das Online-Verfahren hat die Bundesnotarkammer ein eigenständiges Portal für notarielle Online-Verfahren entwickelt, das die Onlineberatung und -identifikation ermöglicht.
Für den Identitätsnachweis werden:
- ein deutscher Personalausweis
- eine deutsche eID-Karte
- ein elektronischer Aufenthaltstitel mit Online-Ausweisfunktion
- sowie andere europäische eID mit hohem Sicherheitsniveau
akzeptiert.
Das klassische Video-Ident-Verfahren, das beispielsweise bei der Eröffnung eines Bankkontos verwendet werden kann, reicht für eine Online-Gründung hingegen nicht aus.
Voraussetzung für die digitale Identifizierung bei der Online-Gründung
Gründende Personen müssen:
- die Online-Ausweisfunktion ihres Personalausweises oder elektronischen Aufenthaltstitels aktiviert haben.
- die sechsstellige PIN parat haben
- über ein USB-Kartenlesegerät verfügen, das die jeweilige Ausweiskarte ausliest
- die AusweisApp2 des Bundes installiert haben, welche die sichere Verbindung zwischen dem Diensteanbieter, dem Kartenlesegerät und dem Ausweis herstellt
In diesem Zusammenhang ebenfalls interessant zu wissen: Selbstständiger, Freiberufler oder Unternehmen – Die Unterschiede.
Gut zu wissen: Jedes Unternehmen muss sich irgendwann mit rechtlichen Fragen auseinandersetzen. Ob wegen unbezahlte Kundenrechnungen, Arbeitsunfälle oder Kündigungen: Eine Firmenrechtsschutzversicherungen sichert eine GmbH bei juristischen Unstimmigkeiten ab, indem sie beispielsweise bei der Mediation unterstützt oder die Kosten für Gerichtsprozesse übernimmt.
Entstehen durch die notarielle Beurkundung online Mehrkosten?
Im Rahmen eines Online-Notar-Termins entstehen nur geringe Mehrkosten. Fällig werden 25 Euro pro Beurkundungsverfahren sowie 8 Euro pro Beglaubigungsverfahren. Die übrigen Notargebühren sind gesetzlich festgelegt und bleiben gleich.
GmbH Gründung online: Bargründung vs. Sachgründung – das sind die Unterschiede
Seit dem 1. August 2022 ist die Bargründung einer GmbH digital möglich.
Bei einer Bargründung überweisen die Personen mit Geschäftsanteilen mindestens ein Viertel ihres Geschäftsanteils – die sogenannte Stammeinlage – auf das Geschäftskonto oder zahlen es bar ein. In Summe müssen mindestens die Hälfte des Mindeststammkapitals i.H.v. 25.000 Euro eingezahlt werden – also 12.500 Euro.
Zum 1. August 2023 wird auch die Sachgründung digitalisiert. Bei einer Sachgründung wird die Stammeinlage in Form von Sacheinlagen geleistet. Dazu zählen Gegenstände von messbarem Wert, beispielsweise Immobilien und Fahrzeuge.
Wissenswert: Im Rahmen der sogenannten „hybriden Beurkundung“ ist auch eine Mischform zwischen Analog- und Online-Gründung einer GmbH bzw. UG zulässig. Dabei sind einige Beteiligte persönlich beim Notar anwesend, während weitere dem Notar per Videokonferenz online zugeschaltet werden.
Welche Steuern im Rahmen der Gründung anfallen, erläutert unser Blogbeitrag zum Thema Steuern für Selbstständige.
Online Firmengründung: Diese Ausnahmen gibt es
Jedoch können nicht alle Unternehmen online gegründet werden. Für die Gründung einer Aktiengesellschaft oder Personengesellschaft ist weiterhin ein persönliches Erscheinen erforderlich. Darüber hinaus können sogenannte Umwandlungsvorgänge (z.B. Spaltungen oder Ausgliederungen innerhalb eines Unternehmens) nicht per Online-Verfahren abgewickelt werden.
Die Online-Berkundung von Gesellschafterbeschlüssen zur Änderung des Gesellschaftsvertrags, Beschlüsse über Kapitalmaßnahmen und das Online-Beglaubigungsverfahren für Personengesellschaften sollen erst ab 1. August 2023 möglich sein.
Die Beantragung bestimmter Zuschüsse – beispielsweise des Gründungszuschusses – erfordert weiterhin ein persönliches Erscheinen beim zuständigen Amt.
Checkliste Unternehmen online gründen: Was wird benötigt?
Für den Identitätsnachweis wahlweise:
- Personalausweis
- eID-Karte
- elektronischer Aufenthaltstitel mit Online-Ausweisfunktion
- europäische eID mit Sicherheitsniveau „hoch“
Für den Lichtbildabgleich:
- auslesefähiger Reisepass (CAN-Verfahren) oder
- auslesefähiger amtlicher Ausweis (z.B. Personalausweis der neuen Generation) inkl. der PIN
Für das Online-Verfahren:
- Computer mit Kamera und Mikrofon
- schnelle, stabile Internetverbindung (z.B. DSL, LTE, Kabel)
- Smartphone, das eID und Lichtbild auslesen kann oder
- entsprechendes USB-Kartenlesegerät
- AusweisApp2
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