27.06.2019

Betriebsprüfung – Das muss man wissen

Wenn sich ein Prüfer des Finanzamts für eine Betriebsprüfung meldet, ist dies kein Grund zur Sorge. Mit einer guten Vorbereitung kann man der Kontrolle gelassen entgegensehen. Doch was ist überhaupt eine Betriebsprüfung, welche Sachverhalte werden geprüft und wie ist der genaue Ablauf? Dieser Artikel klärt die wichtigsten Fragen und bietet Ihnen eine hilfreiche Checkliste.

Was ist eine Betriebsprüfung?

Eine Betriebsprüfung ist eine Gesamtüberprüfung steuerlich relevanter Sachverhalte in einem Unternehmen. Sie wird vom zuständigen Finanzamt gemäß §§ 85, 199 Abs. 1 Abgabenordnung (AO) vorgenommen.

Wann kommt es zu einer Betriebsprüfung?

Finanzämter entscheiden sehr genau, welche Unternehmen sie bei einer Betriebsprüfung kontrollieren. Prinzipiell kann eine Betriebsprüfung bei jedem Steuerpflichtigen und jedem Unternehmen stattfinden. Die rechtliche Grundlage bilden die §§ 193-207 der Abgabenordnung. Eine Betriebsprüfung findet in der Regel fallbezogen und nach eingehender interner Prüfung des Finanzamtes statt.

Wenn der Betrieb beispielsweise über Jahre hohe Verluste ausweist, überprüft das Finanzamt unter Umständen, wie diese zustande kommen und warum das Unternehmen noch nicht insolvent ist. Auch, wenn das Unternehmen in Bezug auf Umsatz oder Gewinn stark von den Erwartungswerten für eine bestimmte Branche abweicht, kann das Finanzamt eine Betriebsprüfung anordnen. Zu guter Letzt können auch nicht plausible Zahlen in der Steuererklärung oder im Jahresabschluss Grund für eine Betriebsprüfung sein.

Betriebsprüfung: Was wird geprüft?

Während einer Betriebsprüfung werden alle steuerlich relevanten Sachverhalte in dem Unternehmen kontrolliert. Dazu zählen vor allem:

 

Erachtet das Finanzamt eine umfassende Ermittlung der steuerlichen Verhältnisse nicht als erforderlich, kann es gemäß § 203 AO eine verkürzte Betriebsprüfung anordnen. Bei einer verkürzten Betriebsprüfung werden lediglich ausgewählte Sachverhalte überprüft, welche in der Regel nicht mehr als drei zusammenhängende Besteuerungszeiträume umfassen.

Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?

Betriebsprüfungen verlaufen nach einem einheitlichen Muster, das drei verschiedene Phasen umfasst. Grundsätzlich gilt: Als Gründer, Selbständiger oder Geschäftsführer ist man bei einer Betriebsprüfung zur Unterstützung des Prüfers verpflichtet. Man muss dem Prüfer gemäß § 200 Abs. 2 AO einen geeigneten Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel zur Verfügung stellen, zusätzlich wird gemäß § 200 Abs 1. AO verlangt, dass man dem Prüfer alle erbetenen Aufzeichnungen und Daten vorlegt.

Phase 1: Anmeldung der Betriebsprüfung

Eine Betriebsprüfung wird vom Finanzamt in der Regel telefonisch angekündigt. Bis zum Eingehen der offiziellen Prüfungsanordnung hat man die Möglichkeit, Selbstanzeige einzureichen, falls man dem Finanzamt etwas verschwiegen hat. Weiß man bereits, dass die Buchführung unvollständig ist oder man notwendige Abgaben nicht abgeführt hat, sollte man umgehend einen Rechtsbeistand zu Rate ziehen. Eine Berufs-Rechtsschutzversicherung hilft bei der Suche nach einem Anwalt.

Phase 2: Die Prüfung

Eine Betriebsprüfung wird grundsätzlich in den Geschäftsräumlichkeiten durchgeführt. Zu Beginn muss sich der Prüfer gemäß § 198 AO unverzüglich ausweisen. Anschließend ist man dazu verpflichtet:

  • Auskünfte zu erteilen
  • Bücher, Geschäftspapiere und Dokumente aus der Buchhaltung bereitzustellen
  • Aufzeichnungen auf Anfrage zu erläutern

 

Während einer Betriebsprüfung hat man die Möglichkeit, einzelne Mitarbeiter zu bestimmen, die weitere Auskünfte erteilen dürfen.

Phase 3: Die Schlussbesprechung

Bevor die Betriebsprüfung beendet ist, muss ein Abschlussgespräch stattfinden. Bei diesem müssen der Steuerberater sowie der Vorgesetzte des Prüfers anwesend sein. Das Abschlussgespräch dient zur Klärung strittiger Sachverhalte sowie einer rechtlichen Beurteilung der Prüfungsfeststellungen. Es empfiehlt sich, den Prüfer vorab um eine schriftliche Mitteilung seiner Erkenntnisse zu bitten und diese frühzeitig mit dem Steuerberater zu besprechen. Auf diese Weise fällt es leichter, bei Unstimmigkeiten einen Kompromiss zu finden.

Checkliste: So bereiten man sich auf eine Betriebsprüfung vor

Um sich gut auf eine Betriebsprüfung vorzubereiten, sollte man folgendes beachten:

  • Ordnung herstellen. Alle angeforderten Unterlagen vollständig und ordnungsgemäß vorbereiten. Diese so sortieren, dass der Prüfer schnell auf Rechnungen, Belege und weitere steuerliche Unterlagen zugreifen kann. Muss der Prüfer zu lange suchen oder sind wichtige Unterlagen nicht auffindbar, droht die Festsetzung eines Verzögerungsgeldes in Höhe von bis zu 2.500 Euro.
  • Auskunftspersonen bestimmen. Möchten man als Geschäftsführer dem Prüfer keine persönliche Auskunft erteilen, kann man einen oder mehrere Mitarbeiter zu Auskunftspersonen ernennen. Deren Namen müssen aktenkundig vermerkt werden. Wichtig: Mit Benennung der Auskunftspersonen erlöschen die Auskunfts- und Mitwirkungspflichten nicht.
  • Mit dem Steuerberater sprechen. Man erhält vom Prüfer eine Liste mit den benötigten Unterlagen. Diese stellt man gemeinsam mit dem Steuerberater zusammen. Zudem sollte man festlegen, welche Aufgaben der Steuerberater während der Betriebsprüfung übernimmt.
  • Licht ins Dunkel bringen. Bei fehlenden Dokumenten, einer mangelhaften Buchführung oder unsachgemäß protokollierten Vorgängen ist Eile geboten. Man sollte die Zeit zwischen der Ankündigung und der eigentlichen Überprüfung des Unternehmens nutzen, um unklare Sachverhalte so aufzubereiten, dass sie dem Prüfer während der Betriebsprüfung nicht negativ auffallen.

Dieser Blog-Beitrag wurde von unserer Partnerkanzlei VETO Rechtsanwaltsgesellschaft mbH auf rechtliche Korrektheit überprüft.

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