19.03.2018

So wichtig ist der Datenschutz im Unternehmen

Videoüberwachung am Arbeitsplatz, der richtige Umgang mit Passwörtern oder der Personalakte – Datenschutz im Unternehmen ist ein zentrales Thema. Überall erfordert die korrekte Umsetzung der Datenschutzvorgaben viel Fachwissen von Ihnen. Das gilt ganz besonders, wenn Sie mit personenbezogenen Daten arbeiten. Und das ist heute praktisch in allen Berufen der Fall!

Das waren noch Zeiten, als in den Unternehmen der Schredder der wichtigste „Mitarbeiter“ in Sachen Datenschutz war. Klar war damals schon, dass Papiere mit personenbezogenen Daten nicht einfach so in den Abfall wandern dürfen. Doch mit der zunehmenden Digitalisierung ist die Umsetzung der Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes um einiges schwieriger geworden – und zwar für Arbeitgeber genau so wie für Arbeitnehmer.

Tipps für Arbeitnehmer

Als Arbeitnehmer finden Sie in Ihrem Arbeitsvertrag zumeist Hinweise auf die Vorgaben zum Datenschutz am Arbeitsplatz. Und auch das Bundesdatenschutzgesetz macht Ihnen Vorgaben, an die Sie sich halten müssen – zum Beispiel im Umgang mit Kundendaten. Solche sensiblen Informationen dürfen Sie auf keinen Fall an Externe weitergeben oder für einen anderen Zweck nutzen als den, der von Ihrem Arbeitgeber vertraglich zugesichert wurde.

Im Büroalltag sind viele Regeln zu beachten, zum Beispiel:

  • Computer, aber auch Festplatten, dienstliche Smartphones oder USB-Sticks dürfen nicht von Unbefugten genutzt werden. Auch auf Schlüssel oder Zugangskarten für geschützte Bereiche passen Sie am besten gut auf. Wenn Sie diese Dinge doch mal verlieren, sollten Sie den Verlust dem Arbeitgeber umgehend melden.
  • Benutzernamen und Passwörter sollten gut und sicher verwahrt werden – natürlich dürfen sie auch nicht an Dritte weitergegeben werden.
  • Unterlagen mit personenbezogenen Daten räumen Sie idealerweise immer vom Schreibtisch, wenn Sie den Raum verlassen. Gleiches gilt für den Bildschirm, den Sie jedes Mal sperren sollten, wenn Sie den Raum verlassen.
  • Papiere mit personenbezogenen Datenaber auch Speichermedien wie Festplatten, USB-Sticks oder DVDs, die personenbezogene Daten enthalten – dürfen nicht einfach so entsorgt, sondern müssen vorschriftsmäßig vernichtet werden. Ihr Arbeitgeber kann Ihnen genau sagen, wie Sie mit diesen Materialien rechtssicher umgehen.

 

Bei Fragen wenden Sie sich am besten an den Datenschutzbeauftragten in Ihrem Unternehmen – er kann Ihnen bestimmt detailreiche Auskünfte geben und auch Spezialfälle mit Ihnen klären. Vielleicht bietet Ihr Arbeitgeber aber auch in regelmäßigen Abständen Datenschutzschulungen an?

Rechte, Pflichten und Verbote für Arbeitgeber

In den Unternehmen werden viele Daten der Mitarbeiter gesammelt – zum Beispiel ist neben den personenbezogenen Daten auch eine Kontoverbindung wichtig, auf die das Gehalt überwiesen werden soll. In die Personalakte gehören zusätzlich noch Daten zum Werdegang des Arbeitnehmers, seine Bewertungen durch die Vorgesetzten und auch Schulungen oder besondere Fähigkeiten. Zu den Rechten eines Arbeitgebers gehört auch, derartige Daten zum Beispiel für die Entscheidung zu nutzen, ob jemand befördert oder entlassen wird.

Schulungen

Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, den Rahmen zu schaffen, in denen Daten sicher aufbewahrt werden können – zum Beispiel in technischer Hinsicht durch Verschlüsselungssysteme oder in organisatorischer Hinsicht durch gesicherte Arbeitsabläufe. Außerdem müssen Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, speziell geschult werden. So gibt es beispielsweise Fortbildungen, die aufzeigen, mit welchen Daten im Unternehmen besonders sorgfältig umgegangen werden muss. Wichtig ist auch die technische Schulung, damit Anwenderfehler im digitalen Umgang mit personenbezogenen Daten möglichst gar nicht erst passieren.

Was darf der Arbeitgeber nicht?

Nicht sammeln dürfen Arbeitgeber zum Beispiel Informationen zum Gesundheitszustand der Mitarbeiter oder zu deren Alkoholkonsum. Auch darf das Verhalten der Mitarbeiter am Arbeitsplatz nicht protokolliert werden. Und Fotos, auf denen Mitarbeiter abgebildet sind, dürfen nur mit deren Einverständnis veröffentlicht werden. Auch eine heimliche Videoüberwachung ist im Normalfall unzulässig: Es gibt aber Ausnahmen: zum Beispiel, wenn mithilfe der Videoüberwachung ein Dieb überführt werden soll oder wenn spezielle Sicherheitsvorgaben in einer Bank diese Maßnahme erfordern.

Lesetipps für Einsteiger und Fortgeschrittene

Im Portal Datenschutzbeauftragter Info finden Sie viele gut verständliche Detailinformationen und nützliche Tipps rund um das wichtige Thema Datenschutz im Unternehmen. Privat und geschäftlich sind Sie immer up to date mit der Website der Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit. Insbesondere im Zusammenhang mit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und der Neuregelung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zum 25.05.2018 wird es einige Neuheiten geben und die derzeitigen Datenschutzregelungen werden verschärft und erweitert werden.

Und das virtuelle Datenschutzbüro, welches unter anderem von den Bundesländern getragen wird, bietet Ihnen einen umfassenden Einstieg in das wichtige Thema Datenschutz.

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