20.06.2019

Rechnungsstellung – So geht's!

Eine Rechnung zu erstellen, klingt einfacher als es ist. Selbständige und Kleinunternehmer müssen bei der Fakturierung Pflichtangaben beachten, damit ihre Leistungen vom Finanzamt anerkannt werden. Der vorgeschriebene Inhalt einer Rechnung richtet sich nach der Rechnungshöhe sowie der Art der erbrachten Leistung. Welche Angaben in einer Rechnung zwingend enthalten sein müssen und welche Vorgaben der Gesetzgeber bei der Erstellung von elektronischen Rechnungen macht, erfahren Sie hier.

Was muss auf einer Rechnung stehen?

Wie eine Rechnung im Detail auszusehen hat, regelt das Umsatzsteuergesetz. Die darin enthaltenen Regelungen haben Bedeutung für den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers und sollten bei der Rechnungserstellung unbedingt beachtet werden. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass weist ausdrücklich darauf hin, dass die Angaben in Rechnungen vollständig und richtig sein müssen, um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen. Welche Angaben in einer Rechnung vom Gesetzgeber vorgeschrieben sind, richtet sich zunächst nach der Rechnungshöhe.

Rechnungshöhe über 250 Euro: Vollständige Angaben notwendig

Eine Rechnung, die einen Bruttobetrag von 250 Euro übersteigt, hat gemäß § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG folgende Angaben zu enthalten:

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung 
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder der Umfang der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
  • Steuersatz sowie Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
  • ggf. im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts

 

Wichtig: Die Steuerpflicht ist grundsätzlich keine Voraussetzung für die Pflicht zur Rechnungserteilung. Auch für steuerbefreite Umsätze muss man eine Rechnung ausstellen.

Rechnungshöhe unter 250 Euro: Vereinfachte Rechnungsstellung für Kleinbeträge

Für Rechnungen, die einen Gesamtbetrag von 250 Euro brutto nicht übersteigen, gelten gemäß § 33 UStDV erleichterte Vorschriften. Kleinbetragsrechnungen müssen lediglich folgende Angaben enthalten:

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Menge/Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang der sonstigen Leistung
  • Bruttobetrag
  • anzuwendender Steuersatz oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung

 

Achtung: Keine Kleinbetragsrechnung liegt vor, wenn man als leistendes Unternehmen für eine Leistung mehrere Rechnungen erstellt. In diesem Fall muss jede Rechnung vollständige Angaben zu dem Unternehmen sowie zum Rechnungsempfänger enthalten.

Rechnungsangabepflichten in Sonderfällen

In besonderen Fällen muss die Rechnung erweiterte Angaben enthalten. Der § 14a UStG regelt die zusätzlichen Pflichten in folgenden Sonderfällen:

Innergemeinschaftliche Lieferung eines neuen Fahrzeugs

Bei der innergemeinschaftlichen Lieferung eines neuen Fahrzeugs muss Ihre Rechnung die Merkmale aus § 1b Abs. 2 und § 3 UStG enthalten. Dazu zählen Angaben über die Größe des Fahrzeugs sowie die bisherige Nutzungsdauer bzw. Neuigkeit des Fahrzeugs (§ 14a Abs. 4 UStG).

Reiseleistungen

Möchten man eine Rechnung für eine Reiseleistung stellen, gelten die besonderen Anforderungen des § 25 UStG. Zudem müssen Sie in der Rechnung zwingend die Formulierung „Sonderregelung für Reisebüros“ verwenden.

Differenzbesteuerung

In Fällen der Differenzbesteuerung muss man in seiner Rechnung auf die Anwendung der entsprechenden Sonderregelung nach § 25a UStG hinweisen. Je nach gehandeltem Gegenstand schreibt der Gesetzgeber folgende Formulierung vor:

  • Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung
  • Kunstgegenstände/Sonderregelung
  • Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung

 

Sonstige Sonderfälle

Für andere Sonderfälle, wie beispielsweise grenzüberschreitende Dienstleistungen, gelten die jeweiligen Sonderregelungen. Unser Tipp: Im Zweifel eine Rechtsberatung in Anspruch nehmen, um Inhalts- und Formfehler bei der Rechnungserstellung zu vermeiden. Eine zuverlässige Berufs-Rechtsschutzversicherung hilft bei der Suche nach einem fachkundigen Anwalt.

Anforderungen an elektronisch übermittelte Rechnungen

Grundsätzlich gilt: Eine Rechnung kann in elektronischer Form erstellt und übermittelt werden, sofern der Rechnungsempfänger formlos zugestimmt hat.

Die Übermittlung der Rechnung ist per E-Mail, ggf. mit PDF- oder Text-Datei, per Fax-Server oder auch als Web-Download möglich. Spezielle technische Übermittlungsverfahren sind nicht erforderlich. Beachten muss man jedoch, dass Unternehmer im Besitz einer vollständigen, ordnungsgemäßen Rechnung sein müssen, um die Vorsteuer abziehen zu dürfen. Ein Vorsteuerabzug ist nur möglich, wenn gemäß § 14 UStG die folgenden Anforderungen an eine elektronische Rechnung erfüllt sind:

  • Echtheit der Herkunft
  • Unversehrtheit des Rechnungsinhalts
  • Lesbarkeit der Rechnung
  • Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen für eine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne

 

Die Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen ist im Anwendungserlass zur elektronischen Rechnung des Bundesfinanzministeriums geregelt. Demnach müssen elektronische Rechnungen stets digital aufbewahrt werden. Eine Aufbewahrung als Papierausdruck ist unzulässig. Die Aufbewahrungsdauer beträgt auf Grundlage des Umsatzsteuergesetzes zehn Jahre, sie beginnt grundsätzlich mit Schluss des Kalenderjahres, in welchem die Rechnung ausgestellt worden ist.


Dieser Blog-Beitrag wurde von unserer Partnerkanzlei VETO Rechtsanwaltsgesellschaft mbH auf rechtliche Korrektheit überprüft.

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