Aufbewahrungspflicht und Aufbewahrungsfrist – Tipps für Selbstständige

Wer selbstständig ist, muss sich an eine Vielzahl von Vorschriften halten. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten, ist eine wichtige Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Geschäftsführung.

Wer muss gesetzliche Aufbewahrungsfristen einhalten?

Der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen alle Selbstständigen und Gewerbetreibenden, die nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern oder Aufzeichnungen verpflichtet sind. Es gibt eine Vielzahl von Berufsgruppen und Tätigkeiten, die einer Buchführungspflicht unterliegen oder bestimmte Aufzeichnungen nachweisen müssen, so zum Beispiel der eingetragene Kaufmann (e.K.), Bewachungsbetriebe, Pflegedienste und viele Freiberufler. All diese Gewerbetreibenden sind nach Handelsrecht zur Aufbewahrung der relevanten Unterlagen verpflichtet. Wer nicht aufgrund solcher, berufsspezifischer Vorschriften unter die Buchführungs- und damit Aufbewahrungspflicht fällt, für den gilt eine Umsatz- und Gewinngrenze. Ab einem Jahresumsatz von 600.000 Euro und einem Gewinn von 60.000 Euro fallen alle Gewerbetreibenden unter die Buchführungs- und Aufbewahrungspflicht. Informieren Sie sich in jedem Fall bei Ihrem Steuerberater, ob Ihr Gewerbe unter die buchführungspflichtigen Tätigkeiten fällt, oder ob bei Ihnen Umsatz- und Gewinngrenze zum Zuge kommen.

Gesetzliche Grundlagen zu Aufbewahrungsfristen

Die Fristen zur gesetzlichen Aufbewahrungspflicht sind einerseits im Handelsgesetzbuch (HGB) und steuerrechtlich in der Abgabenordnung (AO) geregelt. Im HGB sind dabei die gesetzlichen Fristen von sechs und zehn Jahren festgeschrieben, während die AO genauer regelt, welche Dokumente unter welche Frist fallen, sofern dies nicht schon im HGB festgelegt ist. Auch die anzuwendende Form der Aufbewahrung im Original, als Kopie oder digital ist in der AO geregelt. Zudem gibt es seit Einführung des gesetzlichen Mindestlohns 2015 eine zweijährige Aufbewahrungspflicht zur Dokumentationspflicht von Arbeitszeiten bestimmter Gruppen von Arbeitnehmern.

Welches Dokument fällt unter welche Aufbewahrungsfrist?

Übersicht über die wichtigsten Geschäftsunterlagen und welche Aufbewahrungsfristen für sie gelten:

Zehnjährige Aufbewahrungsfrist:

• Buchungsbelege: Hier gilt, für jeden Geschäftsvorfall muss auch ein Buchungsbeleg existieren, also z. B. Rechnung, Quittung, Scheck, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Steuerbescheid, Gebühren- und Abgabenbescheid, Kassenbericht, Vertragsurkunde, Reisekostenabrechnung, Wechsel, Gutschrift oder Eigenbeleg
• Kontoauszüge
• Warenbestandsaufnahmen
• Saldenlisten
• Lieferscheine
• Auftragszettel
• Eröffnungsbilanzen samt zugehöriger Unterlagen
• Jahresabschlüsse
• Inventare
• Lageberichte
• Handelsbücher und ähnliche Aufzeichnungen

Sechsjährige Aufbewahrungsfrist:

• Empfangene und versandte geschäftliche Korrespondenz
• Alle steuerrelevanten Unterlagen, die nicht unter die zehnjährige Aufbewahrungsfrist fallen

Zweijährige Aufbewahrungsfrist:

• Arbeitszeitdokumentation für Arbeitnehmer in bestimmten Gewerben wie z. B. Bau, Logistik, Gebäudereinigung
• Zugehörige Arbeitsverträge und Lohnabrechnungen (letztere fallen aber zusätzlich unter die zehnjährige Aufbewahrungsfrist)

Vorsicht:
Wann eine Aufbewahrungsfrist beginnt, ist sehr unterschiedlich geregelt und von der Art eines Dokuments abhängig. So beginnt die Aufbewahrungsfrist zum Beispiel für Mietverträge oder Sozialversicherungsverträge erst nach deren Ablauf. Die Aufbewahrungsfrist für Steuerbescheide beginnt erst nach Ende der Festsetzungsfrist.

Aufbewahrungspflicht über die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen hinaus?

Rechtlich gibt es keine längere Aufbewahrungspflicht als die zehnjährige. Selbstverständlich ist es aber sinnvoll und notwendig, bestimmte Dokumente dauerhaft aufzubewahren. Dazu gehören vor allem Unterlagen wie Baupläne und andere Dokumente zu Immobilien, Grundstücksunterlagen, Patente, Gerichtsurteile, Gesellschafterverträge und Personalakten. Zudem sollten Dokument dauerhaft archiviert werden, die geschichtlichen Wert haben oder einen Teil der Firmengeschichte darstellen.

Form und Lagerung von Dokumenten im Rahmen der Aufbewahrungspflicht

Grundsätzliche Anforderung an die Lagerung von Dokumenten im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ist die Lesbarkeit innerhalb der gesamten Aufbewahrungsfrist. So müssen zum Beispiel Unterlagen, die auf Thermopapier gedruckt sind wie Kassenbelege oder Tankrechnungen, kopiert und zusammen mit dem Original aufbewahrt werden. Die Unterlagen sind geordnet aufzubewahren, so dass eine Betriebsprüfung in angemessener Zeit durchgeführt werden kann. Dies gilt für die analoge wie für die digitale Aufbewahrung gleichermaßen. Außer in genehmigten Ausnahmefällen ist die Aufbewahrung in Deutschland durchzuführen.

Durch geeignete Maßnahmen ist sicherzustellen, dass die Unterlagen die Aufbewahrungsfrist unbeschadet überstehen: Brandschutz, Einbruchsschutz, Schutz vor Wasserschäden, Aufbewahrung oder Speicherung von Kopien an anderen Orten, Aufbewahrung digitaler Daten auf entsprechend gesicherten Datenträgern sind hier wichtige Stichworte.

Bestimmte Dokumente müssen als Original aufbewahrt werden, so zum Beispiel Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen oder Rechnungen, die dem Vorsteuerabzug dienen. Original gilt hier auch für digital übermittelte Dokumente. Diese müssen digital gespeichert werden, nicht nur als Ausdruck. Alle Dokumente, die nicht im Original aufbewahrt werden müssen, können auch als bildliche Wiedergabe, also zum Beispiel eingescannt und digital gespeichert werden. Dazu muss allerdings eine detaillierte Scananweisung für den Betrieb vorliegen. Gescannte Daten und originär digitale Daten sind so zu speichern, dass ein problemloser Zugriff durch das Finanzamt möglich ist. Der entsprechende EDV Zugang ist im Rahmen einer Außenprüfung zu gewähren.

Was passiert, wenn bei der Aufbewahrung der Dokumente etwas schiefläuft?

Die gesetzliche Aufbewahrungsfristen dienen insbesondere dem Schutz der Gewerbetreibenden. Das Finanzamt kann innerhalb dieser Fristen eine Vorlage der entsprechenden Papiere oder Daten fordern. Können sie nicht vorgelegt werden, so ist das zunächst einmal ein Problem des Steuerpflichtigen und wird ihm zum Nachteil, weil die Steuern dann geschätzt werden können. Zudem sind auch Bußgelder möglich, die sich nach dem Umfang der Pflichtverletzung richten.

Bei vorsätzlicher Vernichtung von relevanten Unterlagen im Zusammenhang mit Insolvenzstraftaten ist die Verletzung der Aufbewahrungspflicht ein Straftatbestand. Dieser wird vor Gericht entsprechend der Schwere des Falles behandelt.

Aufbewahrungspflicht und Datenschutz

Der Datenschutz gilt im Rahmen der Aufbewahrungspflicht in gleicher Weise wie für den gesamten Geschäftsbetrieb. Kundendaten und Daten von Geschäftspartnern sind so aufzubewahren, dass Unberechtigte keinen Zugriff darauf erlangen können. Im analogen Bereich bedeutet dies, dass die betroffenen Dokumente in verschließbaren und gesicherten Räumen oder Schränken verwahrt werden. Digital gespeicherte Daten sind durch entsprechende Systeme vor Fremdzugriff zu schützen. Für die Zugriffsrechte innerhalb einer Firma sind im Rahmen des Datenschutzes entsprechende Regeln zu erstellen und die Einhaltung zu dokumentieren.