Selbstständig & Firmenwagen – Leasing oder Kaufen?

Für Akquise, Kundentermine oder den Transport von Gütern: Viele Selbstständige erwerben einen Firmenwagen, um im beruflichen Alltag flexibler zu sein. Aber wer einen Dienstwagen benutzt, verwendet diesen üblicherweise auch privat. Die private Nutzung eines Firmenwagens muss versteuert werden – wahlweise mit der 1-Prozent-Regelung oder durch das Führen eines Fahrtenbuches. Welche Methode eignet sich für wen? Welche Rolle spielt die Häufigkeit der betrieblichen Nutzung des Firmenwagens und welche Kosten sind steuerlich absetzbar?

Leasing für Selbstständige: Leasing oder Kauf – was ist besser?

Die Frage, ob der Kauf oder das Leasing eines Firmenwagens für Selbstständige besser ist, kann nicht pauschal beantwortet werden. Der Kauf eines Fahrzeugs ist eine Investition ins Anlagevermögen und in die Geschäftsausstattung. Jedoch stellt sich hier die Frage der Finanzierung und des Liquiditätsmanagements, denn: Der Kauf bindet Kapital und belastet die Liquidität. Allerdings kann ein käuflich erworbener Firmenwagen steuerlich abgeschrieben werden. Das Leasing hingegen ist schonend für die Firmenliquidität. Allerdings steigen die monatlichen Fixkosten. Zudem wird die Kilometerleistung pro Jahr üblicherweise im Leasingvertrag begrenzt. Die nachfolgende Tabelle liefert einen Überblick über die wichtigsten Entscheidungskriterien zwischen Kauf und Leasing:

Firmenwagen von der Steuer absetzen: Diese Kosten sind steuerlich absetzbar

Die Kosten für die Anschaffung, Haltung und Nutzung eines Firmenwagens können Selbstständige im Rahmen ihrer Steuererklärung steuerlich geltend machen. Zu den absetzbaren Kosten zählen:

• Jährliche Abschreibung des Firmenwagens bzw. die Leasingraten 
• Benzinkosten
• Reparaturkosten
• Kosten für Ölwechsel, Autowäsche und Reifen 
• Park- und Mautgebühren
• Kfz-Versicherungsgebühren
• Kfz-Steuer

Ob das Finanzamt die betriebliche Nutzung des Fahrzeugs und damit die steuerliche Absetzbarkeit der o.g. Kosten anerkennt, hängt davon ab, wie häufig der Firmenwagen für betriebliche Fahrten genutzt wird.

Wann der Firmenwagen zum Betriebsvermögen zählt: Die betriebliche Nutzung und ihre Bedeutung

Wenn Selbstständige einen Firmenwagen für berufliche Zwecke erwerben, nutzen sie diesen in der Regel auch privat. Die private Nutzung des Fahrzeugs muss allerdings versteuert werden. Für die Versteuerung gibt es zwei mögliche Varianten: Die Anwendung der sogenannten 1-Prozent-Regelung oder das Führen eines Fahrtenbuches. Welche Variante zum Einsatz kommt, hängt davon ab, wie häufig das Fahrzeug für berufliche Zwecke genutzt wird.

Mindestens 50 Prozent betriebliche Nutzung

Wird der Firmenwagen zu mindestens 50 Prozent aus betrieblichen Gründen verwendet, zählt das Fahrzeug zum betriebsnotwendigen Vermögen. In diesem Fall können die Kosten für Firmenwagen als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Bezüglich der Versteuerung kann zwischen der 1-Prozent-Regelung und dem Fahrtenbuch gewählt werden.

Hinweis: Die betriebliche Nutzung des Firmenwagens muss beim Finanzamt glaubhaft nachgewiesen werden, beispielsweise durch das Führen eines einfachen Fahrtenbuches oder durch die Vorlage von Belegen der betrieblichen Fahrten.

Weniger als 50 Prozent betriebliche Nutzung

In diesem Fall gilt der Firmenwagen als gewillkürtes Betriebsvermögen. Der Selbstständige kann entscheiden, ob das Fahrzeug zum Firmenvermögen oder zum Privatvermögen gehört. Mithilfe eines Fahrtenbuches wird der Anteil von betrieblichen und privaten Fahrten ermittelt. Auf dieser Grundlage werden die Betriebskosten des Fahrzeugs anteilig den Betriebsausgaben des Unternehmens zugeordnet.

Freiberufler Dienstwagen : 1-Prozent-Regelung und Fahrtenbuch im Detail erklärt

Die 1-Prozent-Regelung

Mit der 1-Prozent-Regelung werden private Fahrten mit dem Firmenwagen versteuert. Die Berechnung des zu versteuernden Betrages erfolgt auf Grundlage des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs. Kann dieser nicht eindeutig ermittelt werden, muss der Bruttolistenpreis geschätzt werden.

Bei der 1-Prozent-Regelung wird 1 Prozent des Bruttolistenpreises des Dienstfahrzeugs monatlichen zum Bruttogehalt des Selbständigen addiert. Dieser Zusatzbetrag – der sogenannte geldwerte Vorteil – erhöht das monatliche Bruttogehalt und somit auch den Steuersatz. Darüber hinaus wird eine Pauschale von 0,03 Prozent vom Bruttolistenpreis je gefahrenen Kilometer von Wohnort zum Arbeitsplatz berechnet. Nach der Anwendung der 1-Prozent-Regelung sind die privaten Fahrten mit dem Firmenwagen steuerlich abgegolten.

Das Fahrtenbuch

Private Fahrten mit dem Firmenwagen können alternativ durch das Führen eines Fahrtenbuches abgerechnet werden. Dabei sind jedoch einige Besonderheiten zu beachten. Der Bundesfinanzhof fordert, dass das Fahrtenbuch eine buchförmige Gestalt haben und zeitnah aktualisiert werden muss. Für die Anerkennung durch das Finanzamt sind nach jeder Fahrt folgende Einträge zu machen:

• Datum der Fahrt 
• Reiseroute und Reiseziel
• Angaben zum aufgesuchten Geschäftspartner
• Kilometerstand zu Beginn und zum Ende der Fahrt

Hinweis: Private Fahrten müssen im Fahrtenbuch eindeutig als solche gekennzeichnet werden.