Tipps zum Inkasso – Erfolg als Freiberufler

Sinkende Zahlungswilligkeit und Zahlungsunfähigkeit bis hin zu kompletten Zahlungsausfällen: Viele der rund 1,25 Millionen Freiberufler in Deutschland haben Probleme mit der Zahlungsmoral ihrer Kunden. Nicht selten führen ausbleibende Zahlungen zu finanziellen Engpässen, die sogar die Existenz der Selbständigkeit bedrohen. Doch welche Rechte haben Freiberufler, wenn Kunden nicht zahlen? Welche Lösungsmöglichkeiten gibt es und mit welchen Tipps lassen sich Liquiditätsengpässe vermeiden?

Zahlungsverzug des Kunden: Das 1x1 beim Zahlungsausfall

Die persönliche Nachfrage

Zahlt ein Kunde eine bestehende Rechnung nicht, sollten Selbständige zunächst persönlich nachfragen, warum die Rechnung nicht beglichen wurde. Bereits ein Anruf beim Kunden erhöht die Chance auf eine zeitnahe Zahlung. Ist telefonisch niemand zu erreichen, kann die Nachfrage auch per E-Mail oder (sofern vorhanden) über ein Kontaktformular auf der Website des Kunden erfolgen.

Die schriftliche Zahlungserinnerung

Die Gründe für eine nicht erfolgte Zahlung des Kunden sind meist banal: Der Kunde ist im Urlaub, die Rechnung ist verloren gegangen oder die Bezahlung wurde schlichtweg vergessen. Mit einer freundlichen Erinnerung, die Rechnung zu begleichen, kann der Kunde zur Zahlung bewegt werden. Das Erinnerungsschreiben sollte unbedingt das aktuelle Datum enthalten, denn leistet der Schuldner auf eine Mahnung des Freiberuflers nicht, die nach dem Eintritt der Fälligkeit erfolgt, so kommt er durch die Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB).

Hinweis: Bereits ohne Erinnerung oder Mahnung gerät der Kunde in Verzug, wenn er die Rechnung innerhalb von 30 Tagen nicht gezahlt hat (§ 286 Abs. 3 BGB) oder der Zahlungstermin der Rechnung nicht eingehalten wurde.

Die Mahnung

Zwar gerät ein Kunde nach 30 Tagen automatisch in Verzug, wenn er eine Rechnung nicht bezahlt, sofern diese zugegangen und fällig ist. Mit einer Mahnung können Freiberufler jedoch kürzere Zahlungsziele ansetzen, um ihr Geld schneller zu erhalten. Grundsätzlich gilt: Eine Mahnung kann immer dann erstellt werden, wenn die vereinbarte Fälligkeit der Rechnung verstrichen ist. Wurde das Fälligkeitsdatum nicht genau definiert, gilt § 271 Abs. 1 BGB:

"Ist eine Zeit für die Leistung weder bestimmt noch aus den Umständen zu entnehmen, kann der Gläubiger die Leistung sofort verlangen, der Schuldner sie sofort bewirken."

Das bedeutet: Haben Freiberufler und Kunde kein Fälligkeitsdatum vereinbart, ist die Geldschuld sofort fällig. Aus Gründen der Nachweisbarkeit ist es empfehlenswert, eine Mahnung per Einschreiben mit Rückschein zu verschicken. Auf diese Weise kann der Kunde nicht behaupten, das Schreiben nie erhalten zu haben.

Maßnahmen beim Zahlungsverzug: Rechtsanwalt oder Mahnverfahren?

Bleibt auch die Mahnung erfolglos, sollten Freiberufler einen Rechtsbeistand einschalten. Eine zuverlässige Rechtsschutzversicherung hilft bei der Suche nach einem kompetenten Anwalt. Allerdings ist die Beauftragung mit zusätzlichen Kosten verbunden. Diese muss der Schuldner übernehmen, sofern der Freiberufler ein etwaiges Verfahren gewinnt. Geht der Schuldner jedoch insolvent, bleibt der Freelancer auf den Anwaltskosten sitzen.

Reagiert der Kunde auf die Zahlungsaufforderung des Rechtsanwalts nicht, kann der Freiberufler beim an seinem Wohnort zuständigen Gericht ein gerichtliches Mahnverfahren gem. § 688 ZPO beginnen. Ein gerichtliches Mahnverfahren ermöglicht die Vollstreckung einer Geldforderung ohne vorherige mündliche Verhandlung oder Beweiserhebung. Das Gericht überprüft den Antrag lediglich auf seine formale Richtigkeit und erteilt anschließend einen Vollstreckungsbescheid i.S.d. § 794 Abs. 1 Nr. 4 ZPO, mit welchem der Gläubiger seine Geldforderung im Wege einer Zwangsvollstreckung eintreiben kann.

Letzter Ausweg: Inkasso beauftragen

Als Alternative zum gerichtlichen Mahnverfahren können Freiberufler ein Inkassounternehmen beauftragen. Dieses kauft dem Gläubiger die ausstehende Forderung entweder zu einem geringen Preis ab und versucht selbst, das Geld vom Schuldner zu erhalten oder versucht, die Forderung des Freiberuflers gegen eine Gebühr einzuziehen. Der Vorteil: Durch die Beauftragung eines Inkassounternehmens umgeht der Freelancer ein langwieriges Verfahren vor den Mahngerichten. Allerdings erhält er im Gegenzug auch nicht den vollen Betrag seiner Forderung, zudem verschlechtert die Inanspruchnahme eines Inkassounternehmens häufig die Kundenkommunikation.

Inkasso für Freiberufler: Tipps, um Zahlungsverzögerungen und Liquiditätsengpässe zu vermeiden

Tipp 1: Zahlungsziel auf Rechnung schreiben

Ein konkretes Zahlungsziel auf der Rechnung hilft Freiberuflern bei der Durchsetzung ihrer Ansprüche, wenn ein Kunde nicht zahlt. Es dient als Nachweis, ab wann der Kunde in Verzug gerät, sofern dies nicht nach der 30-Tage-Frist gem. § 286 Abs. 3 BGB bereits geschehen ist.

Tipp 2: Zahlungsprozess des Kunden berücksichtigen

Selbstständige sollten sich vor dem Beginn eines Mahnverfahrens über die Zahlungsprozesse im Betrieb des Kunden informieren. Müssen Rechnungszahlungen beispielsweise vom Chef abgesegnet werden, ist es hilfreich zu wissen, wann dieser im Urlaub oder aus anderen Gründen für längere Zeit abwesend ist.

Tipp 3: Rechnungen digitalisieren

Papierrechnungen können auf dem Postweg verloren gehen. Wer seine Rechnungen per E-Mail (beispielsweise als PDF-Datei) verschickt, kann davon ausgehen, dass diese auch im Machtbereich des Empfängers landet.

Tipp 4: Anzahlungen und Abschlagszahlungen anbieten

Vor allem bei hohen Rechnungssummen können Kunden mit möglichen An- und Abschlagszahlungen zur Zahlung bewegt werden. Vielen Unternehmen fällt es leichter, regelmäßig einen kleineren Betrag zu zahlen, als die gesamte Rechnungssumme auf einen Schlag zu begleichen.

Tipp 5: Factoring

Das Factoring (auch als Rechnungsvorfinanzierung bezeichnet) hilft Freiberuflern, finanzielle Engpässe aufgrund einer schlechten Zahlungsmoral der Kunden zu vermeiden. Beim Factoring wird eine bestehende Forderung an einen Rechnungsfinanzierer verkauft. Somit muss der Selbstständige nicht auf die Zahlung seines Kunden warten, sondern erhält das Geld (abzüglich einer Gebühr) sofort vom Rechnungsfinanzierer ausgezahlt.