Rechnung stornieren: Das ist zu beachten

Unzureichende Pflichtangaben, ein falscher Rechnungsbetrag oder Tippfehler: Nahezu jeder Unternehmer hat schon einmal eine fehlerhafte Rechnung ausgestellt. Im Falle einer Betriebsprüfung können bereits kleine Fehler zu großen Problemen führen. Um diese zu verhindern, sollten Unternehmer eine Stornorechnung schreiben. Was genau das ist, welche Inhalte sie enthalten muss und welche rechtlichen Konsequenzen Unternehmer bei einer fehlerhaften Rechnung erwarten, klärt dieser Artikel.

Was bedeutet Stornorechnung?

Hat ein Unternehmen oder ein Selbstständiger eine Rechnung an einen Kunden verschickt und wird im Nachhinein festgestellt, dass diese fehlerhaft ist, ist ein sogenanntes Rechnungsstorno erforderlich. Die Fehlerhaftigkeit einer Rechnung kann unterschiedliche Gründe haben, beispielsweise:

• der Rechnungsbetrag ist falsch
• die Rechnungsnummer wurde doppelt vergeben
• die Rechnungsanschrift ist falsch

Grundsätzlich gilt: Pflichtangaben (§ 14 Abs. 4 UStG), welche fehlerhaft sind oder gänzlich fehlen, haben stets eine Rechnungsstornierung zur Folge. Dies gilt jedoch nicht für unbedeutende Tippfehler (beispielsweise in der Produktbeschreibung), sofern Sinn und Inhalt der Rechnung weiterhin erkennbar bleiben.

Fehlerhafte Rechnung: Korrigieren oder stornieren?

Eine fehlerhafte Rechnung muss nicht in jedem Fall storniert werden. Wurde die Rechnung noch nicht bezahlt – also wurde noch kein Zahlungseingang für die fehlerhafte Rechnung verbucht – kann die Rechnung im Nachhinein korrigiert werden. Dazu erstellt das Unternehmen oder der Selbstständige eine Korrektur der unbezahlten Rechnung mit neuer Rechnungsnummer.

Stornorechnung schreiben: Wie storniere ich Rechnungen?

Für ein Rechnungsstorno muss eine neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer und einem Verweis auf die Ursprungsrechnung ausgestellt werden. Auf der neuen Rechnung wird der ursprüngliche Rechnungsbetrag negativ ausgewiesen, gleichzeitig muss die alte Rechnung als ungültig deklariert werden.

Wichtig: Eine Stornorechnung hat zwingend die gleichen Bestandteile zu enthalten, welche eine korrekte Rechnung aufweisen muss. Dazu zählen:

• Name und Anschrift des rechnungsstellenden Unternehmens sowie des Leistungsempfängers
• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und (negativer) Betrag der fehlerhaften Originalrechnung
• Steuernummer oder UStID-Nr. des leistenden Unternehmens
• Datum und Unterschrift

Gutschrift oder Stornorechnung: Das sind die Unterschiede

Bei einer Stornorechnung ist zwischen den Begriffen Gutschrift und Rechnungsstorno zu unterscheiden. Steuerrechtliche Gutschriften sind Rechnungsumkehrungen. Sie stellen aus Steuersicht ein Plus für den Empfänger dar, beispielsweise bei der Zahlung einer Provision. Kaufmännisch jedoch gelten Gutschriften als korrigierte oder neutralisierte Rechnungen. Sie werden immer dann erteilt, wenn vertragliche Leistungen zurückgenommen oder vertragliche Bestandteile nicht erfüllt wurden – zum Beispiel bei der Rückgabe eines gekauften, mangelhaften Artikels.

Eine Stornorechnung hingegen wird als Negierung bezeichnet. Sie gleicht eine fehlerhafte Rechnung um die Menge der Produkte bzw. Dienstleistungen aus und ergibt in Summe mit der Originalrechnung stets Null.

Der Gesetzgeber verbietet es Unternehmen und Selbstständigen gem. Amtshilferichtlinie-Umsetzungsgesetz in Verbindung mit einer fehlerhaften Rechnung eine Gutschrift auszustellen. Der Grund: Eine Gutschrift erweckt den Anschein, dass beim Kunden aufgrund einer Rechnungsumkehr eine Steuerschuld besteht, welches im Falle einer fehlerhaften Rechnung unzutreffend ist.

Kann ein Kunde die Rechnung selbst korrigieren?

Nein. Per Gesetz ist ausschließlich der Rechnungssteller für eine Rechnungskorrektur verantwortlich. Dies gilt auch dann, wenn sich Rechnungssteller und Kunde einvernehmlich über eine Änderung einigen. Der Unternehmer hat den buchhalterisch korrekten Stornoweg einzuhalten, um Missverständnissen mit dem Finanzamt vorzubeugen.

Rechnung aus Vorjahr stornieren: Ist das möglich?

Ja, Rechnungen und Vorsteuerabzüge können nachwirkend korrigiert werden. Wie lange Rechnungen nachträglich korrigiert werden dürfen, ist gesetzlich jedoch nicht geregelt. Nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs ist eine rückwirkende Rechnungskorrektur grundsätzlich ohne anfallende Zinszahlung zulässig.

Rechnung zurückziehen: Dauerrechnungen keine Sonderfälle

Für den Umgang mit Dauerrechnungen existieren keine besonderen gesetzlichen Anforderungen. Dauerrechnungen, also Rechnungen, welche über einen festgelegten Zeitabschnitt ausgestellt werden, sind genauso zu korrigieren bzw. stornieren, wie Einzelrechnungen.

Falsche Rechnung ausgestellt: Rechtsfolgen für Unternehmer

Wird eine fehlerhafte Rechnung nicht korrigiert, kann dies für Unternehmen schwerwiegende Folgen haben. Zum einen erkennt das Finanzamt eine fehlerhafte Rechnung nicht als Betriebsausgaben an, zum anderen kann der Vorsteuerabzug für falsche Rechnungen nicht geltend gemacht werden.