Abmahnung vom Arbeitgeber: Gründe, Frist und Gültigkeit

Was ist eine Abmahnung? Wie verhält man sich richtig, wenn man abgemahnt wurde? Welche Fristen und Gründe gibt es? Alles, was beachtet werden muss, erläutert dieser Artikel.

Abmahnung: Was ist das?

Sie entspricht ungefähr dem „Blauen Brief“ aus der Schule oder der gelben Karte auf dem Fußballplatz: Eine Abmahnung vom Arbeitgeber ist ein deutlicher Warnhinweis für den Empfänger, sein vermeintlich fehlerhaftes Verhalten nicht zu wiederholen – andernfalls droht ihm die Kündigung. Eine Abmahnung muss dabei nicht zwingend "von ganz oben" kommen, sondern kann auch vom direkten Vorgesetzten ausgesprochen werden.

Abmahnung und Ermahnung: Was ist der Unterschied?

Bekommt der Arbeitnehmer von seinem Vorgesetzten nur eine Ermahnung, darf ihm nicht gekündigt werden, auch wenn sein Fehlverhalten erneut auftritt. Eine Ermahnung ist erst die Vorstufe zur Abmahnung.

Was ist ein Abmahnungsgrund?

Zu den häufigsten Gründen für eine Abmahnung gehören:

• Regelmäßige Unpünktlichkeit
• Regelmäßiges Fehlen ohne vertraglich geregelte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
• Alkohol am Arbeitsplatz
• Arbeitsverweigerung
• Beleidigungen / Störung des Betriebsfriedens
• Unentschuldigtes Fehlen
• Arbeitszeitbetrug
• Schlechtleistung
• Vorsätzliche Sachbeschädigung von Arbeitseigentum

Was sind die Folgen einer Abmahnung?

Unerlaubter Alkoholkonsum, häufige Verspätung oder unentschuldigtes Fehlen: Gründe für eine Abmahnung seitens des Arbeitgebers gibt es viele und er darf hierfür jedes persönliche Fehlverhalten des Weisungsgebundenen anführen. Es liegt auch in seinem Ermessen, ob und wann er die Abmahnung ausspricht.

Ist die Abmahnung begründet­ – also hat sich der Arbeitnehmer tatsächlich ein Fehlverhalten geleistet – sollte er sein Verhalten ändern, wenn er seinen Job nicht verlieren will. Denn: Begeht er den gleichen Fehler nochmal, hat die Abmahnung keine Änderung des Verhaltens bewirkt: Der Arbeitgeber darf dem Angestellten laut § 314 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) verhaltensbedingt kündigen.

Anders gesagt: Erfolgte die Abmahnung aufgrund dauernder Verspätung und der Arbeitnehmer verspätet sich weiterhin, kann die Kündigung einer rechtlichen Überprüfung standhalten sofern alle übrigen Voraussetzungen erfüllt sind. Fällt der Arbeitnehmer nach der Abmahnung dagegen durch Leistungsmangel auf, darf das nicht der Grund für eine Kündigung sein.

Bei strafbaren Vergehen wie Betrug oder Diebstahl braucht es keine vorherige Abmahnung: Dem Mitarbeiter kann sofort fristlos gekündigt werden. Akut hat der Arbeitnehmer nach einer Abmahnung nichts zu befürchten und sollte darum Ruhe bewahren, um das bereits angespannte Verhältnis zum Chef nicht zu verschlimmern.

Form einer Abmahnung: Sind mündliche Abmahnungen wirksam?

Es gibt einen Unterschied zwischen Abmahnung und Ermahnung: Sofern nicht anders im Arbeitsvertrag vereinbart, hat die Abmahnung bereits Gültigkeit, wenn sie mündlich ausgesprochen wird. Der Arbeitgeber begibt sich aber auf die sicherere Seite, wenn er sie schriftlich formuliert und sich die Entgegennahme vom Arbeitnehmer quittieren lässt.

Damit ist er bei einem möglichen Kündigungsschutzprozess gewappnet, sofern das Fehlverhalten konkret mit Angabe von Ort, Datum und Zeitraum beschrieben ist. Andernfalls kann das Dokument vor Gericht schwerlich standhalten. Es muss deutlich daraus hervorgehen, welche Pflicht der Angestellte nicht erfüllt hat.

Was muss eine Abmahnung beinhalten, damit sie wirksam ist?

Es gibt ein paar Punkte, die eine Abmahnung beinhalten sollte, damit sie rechtens ist.

• Beanstandung: Genaue Angabe des Sachverhalts und der damit einhergehende Vorwurf der konkreten Pflichtverletzung
• Hinweis: Erläuterung der einzuhaltenden Pflicht: Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer deutlich auffordern, das genau beschriebene Fehlverhalten zu ändern bzw. zukünftig die Pflichtverletzung zu unterlassen.
• Ankündigung: Gefährdung des Arbeitsverhältnisses im Widerholungsfall ansprechen

Abmahnung: Frist für Arbeitgeber?

Kommt es zu einem Streit zwischen Arbeitnehmer oder Arbeitgeber bzw. hält sich der Arbeitnehmer nicht an die Regeln, kann es zur Abmahnung kommen. Zumindest, wenn der Arbeitgeber den Sachverhalt beweisen kann. Eine Frist für die Erteilung einer Abmahnung gibt es jedoch nicht. Dennoch ist es ratsam, dem Mitarbeiter nur wenige Wochen nach dem Vorfall eine Abmahnung vorzulegen. So verhindert man, dass der Eindruck entsteht, der Arbeitgeber habe das Fehlverhalten einfach hingenommen.

Abmahnung: Wie lange gültig?

Eine Abmahnung geht in die Personalakte ein, verliert jedoch nach einiger Zeit ihre Wirkung, sofern der Mitarbeiter sein Fehlverhalten einstellt oder ändert. Hierzu existiert keine gesetzliche Vorgabe. Üblicherweise wird dies jedoch nach einem Zeitraum von zwei Jahren angenommen – je nach Schwere des Verstoßes, aber unter Umständen auch abweichend. Ist in diesem Zeitraum nichts weiter vorgefallen, kann der Mitarbeiter die Entfernung der Abmahnung aus der Akte von seinem Arbeitgeber verlangen.

Wie viele Abmahnungen bis zur Kündigung?

Dass der Arbeitnehmer erst nach drei Abmahnungen gekündigt werden darf, ist ein weit verbreiteter Mythos. Tatsächlich muss der Arbeitgeber nicht mehrere Abmahnungen aussprechen. Das ist nur nötig, wenn es sich um einen leichten Verstoß handelt oder vorherige Abmahnungen schon lange zurück liegen. Bei einem schwerwiegenden Verstoß genügt bereits eine Abmahnung, um dem Arbeitnehmer bei erneutem Verstoß zu kündigen. Es gibt demnach keine pauschale Antwort auf diese Frage.

Wie kann man sich gegen eine Abmahnung wehren?

Ist der Arbeitnehmer an der Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses interessiert, dann sollte er – egal, ob die Abmahnung gerechtfertigt ist oder nicht – erst einmal zur Ruhe kommen. Sofortiges Meckern kann als mangelnde Einsicht ausgelegt werden und eine Kündigung nach sich ziehen.

Ist die Abmahnung nicht gerechtfertigt, kann der Arbeitnehmer die Entfernung der Abmahnung aus seiner Personalakte sofort einfordern. Bei Schwierigkeiten kann dies mit Hilfe eines Anwalts vor Gericht erfolgen, wenn der Arbeitgeber kein Einsehen zeigt. Bei diesem Schritt sollten sich Arbeitnehmer ihrer Unschuld allerdings nachweislich sicher und außerdem darüber im Klaren sein, dass ein Prozess aller Voraussicht nach das Ende des Arbeits- und Vertrauensverhältnisses bedeutet, unabhängig vom Ausgang.

Eine gute und in dieser Hinsicht ungefährlichere Alternative ist die Formulierung einer Gegendarstellung. Der Arbeitnehmer sollte hierbei auf seine Wortwahl achten, um keinen weiteren Streit zu provozieren. Ein Anwalt für Arbeitsrecht kann bei der Formulierung einer guten Gegendarstellung behilflich sein. Diese Beratung ist in der Berufsrechtsschutzversicherung, enthalten. Übergeben werden sollte diese durch den Mitarbeiter persönlich.