Aufbewahrungspflicht und -frist – Was Berufstätige wissen müssen

Selbstständige und Unternehmer müssen eine Vielzahl von Vorschriften berücksichtigen. Die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen ist dabei eine der wichtigsten. Sie stellt sicher, dass alle Transaktionen für das Finanzamt nachvollziehbar sind. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die gesetzlichen Regelungen und erklärt, welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen und wie man dabei den Datenschutz einhält.

Wer muss gesetzliche Aufbewahrungsfristen einhalten?

Selbstständige oder Gewerbetreibende, die zur Buchführung verpflichtet sind, müssen gesetzliche Aufbewahrungsfristen einhalten. Diese Pflicht kann sich entweder aus der Art der Tätigkeit ergeben (wie bei eingetragenen Kaufleuten oder Pflegediensten) oder bei Überschreitung der gesetzlich definierten Umsatz- und Gewinngrenzen.

Sobald der Jahresumsatz über 800.000 Euro oder der Gewinn über 80.000 Euro liegt, ist man buchführungspflichtig (§ 241a HGB). Im Zweifel sollte ein Steuerberater oder eine Steuerberaterin zu Rate gezogen werden, um zu klären, welche Regelung im Einzelfall gilt.

Gesetzliche Grundlagen zu Aufbewahrungsfristen

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind primär im Handelsgesetzbuch (HGB) und steuerrechtlich in der Abgabenordnung (AO) geregelt. Das HGB legt die gesetzlichen Fristen fest, während die AO detailliert bestimmt, welche Dokumente unter welche Frist fallen und in welcher Form sie aufzubewahren sind – ob im Original, als Kopie oder digital.

Welches Dokument fällt unter welche Aufbewahrungsfrist?

Übersicht über die wichtigsten Geschäftsunterlagen und welche Aufbewahrungsfristen für sie gelten (gemäß Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV)): 

Zehnjährige Aufbewahrungsfrist

• Eröffnungsbilanzen samt zugehöriger Unterlagen
• Jahresabschlüsse
• Inventare
• Lageberichte
• Handelsbücher und ähnliche Aufzeichnungen

Achtjährige Aufbewahrungsfrist

• Buchungsbelege (z. B. Rechnung, Quittung, Scheck, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Steuerbescheid, Gebühren- und Abgabenbescheid, Kassenbericht, Vertragsurkunde, Reisekostenabrechnung, Wechsel, Gutschrift oder Eigenbeleg)
• Kontoauszüge
• Warenbestandsaufnahmen
• Saldenlisten
• Lieferscheine
• Auftragszettel

Sechsjährige Aufbewahrungsfrist

• Empfangene und versendete Handels- und Geschäftsbriefe
• Steuerrelevante Unterlagen, die nicht unter die zehnjährige Aufbewahrungsfrist fallen

Zweijährige Aufbewahrungsfrist

• Arbeitszeitdokumentation für Arbeitnehmer
• Zugehörige Arbeitsverträge und Lohnabrechnungen (letztere fallen zusätzlich unter die zehnjährige Aufbewahrungsfrist)

Vorsicht: Der Beginn der Frist ist unterschiedlich geregelt. Bei Mietverträgen oder Sozialversicherungsdokumenten beginnt sie erst nach Vertragsablauf, bei Steuerbescheiden nach dem Ende der Festsetzungsfrist.

Aufbewahrungspflicht über die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen hinaus?

Obwohl es rechtlich keine längere Aufbewahrungspflicht als zehn Jahre gibt, ist es sinnvoll, bestimmte Dokumente dauerhaft zu archivieren. Dazu gehören Baupläne, Grundstücksunterlagen, Patente, Gerichtsurteile, Gesellschafterverträge und Personalakten. Auch Unterlagen mit historischem Wert für das Unternehmen sollten dauerhaft aufbewahrt werden.

Was passiert, wenn bei der Aufbewahrung der Dokumente etwas schiefläuft?

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen schützen Gewerbetreibende, indem sie regeln, wie lange Unterlagen für das Finanzamt aufbewahrt werden müssen. Werden diese Dokumente nicht vorgelegt, kann das Finanzamt die Steuern schätzen, was meist zum Nachteil des Steuerpflichtigen ist. Es können auch Bußgelder verhängt werden.

Die vorsätzliche Zerstörung relevanter Unterlagen im Rahmen von Insolvenzstraftaten kann  sogar als Straftat geahndet werden.

Aufbewahrungspflicht und Datenschutz

Für die Aufbewahrung von Dokumenten gilt der Datenschutz: Kundendaten und andere sensible Informationen müssen vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden.

Das bedeutet:

• Analoge Dokumente müssen in abschließbaren Räumen oder Schränken gelagert werden.
• Digitale Daten sind durch sichere Systeme vor Fremdzugriff zu schützen.

Zusätzlich müssen Regeln für die Zugriffsrechte innerhalb des Unternehmens festgelegt und deren Einhaltung dokumentiert werden.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die Aufbewahrungspflicht?

Die Aufbewahrungspflicht folgt aus den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) und regelt, dass Unternehmen bestimmte Geschäftsunterlagen für einen festgelegten Zeitraum archivieren müssen, um die Transaktionen für das Finanzamt nachvollziehbar zu machen.

Müssen Dokumente im Original aufbewahrt werden?

Bestimmte Dokumente wie Rechnungen für den Vorsteuerabzug müssen im Original aufbewahrt werden. Bei digital übermittelten Originalen reicht ein Ausdruck nicht aus – sie müssen digital gesichert werden. Für viele andere Unterlagen genügt ein Scan, solange die Lesbarkeit gewährleistet ist.

Wie muss die Aufbewahrung von Unterlagen erfolgen?

Die Dokumente müssen jederzeit lesbar, unveränderbar und zugänglich sein. Das erfordert:

• Lesbarkeit: Kopieren von Thermopapier-Belegen.
• Sicherheit: Schutz vor Feuer, Wasser, Diebstahl und bei digitalen Daten vor Fremdzugriff.
• Ordnung: Die Unterlagen müssen so sortiert sein, dass sie bei einer Prüfung schnell auffindbar sind.
   

Was passiert, wenn die Aufbewahrungspflicht verletzt wird?

Verstöße können zu Steuerschätzungen durch das Finanzamt führen. Außerdem können Bußgelder verhängt werden. Die vorsätzliche Vernichtung von Unterlagen kann sogar als Straftat gelten.

Weiterführende Informationen:

• Handelskammer Hamburg Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
   

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass dieser Beitrag ausschließlich der allgemeinen Information dient und keine Rechtsberatung darstellt oder ersetzt. Die hier geteilten Inhalte können eine individuelle und verbindliche rechtliche Prüfung durch eine/en Rechtsanwältin/Rechtsanwalt oder eine andere qualifizierte Beratungsstelle nicht ersetzen.

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