Dienstreisen: Darf der Partner mit auf Dienstreise gehen?

Mit dem Partner auf Dienstreise: Für viele Arbeitnehmer klingt dies verlockend. Zumal die Dienstreise als privater Urlaub verlängert werden kann. Doch bei der Reisekostenabrechnung ist Vorsicht geboten. Welche Aufwendungen der Arbeitgeber übernimmt und was bei der Kostenübernahme gilt, fasst dieser Artikel zusammen.

Dienstreise: Was ist darunter zu verstehen?

Eine gesetzliche Definition der Dienstreise existiert in Deutschland nicht. Die aktuelle Rechtsprechung leitet die Definition aus § 9 Abs. 4 Einkommenssteuergesetz (kurz: EStG) ab.

„Wird der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig (auswärtige berufliche Tätigkeit), ist zur Abgeltung der ihm tatsächlich entstandenen, beruflich veranlassten Mehraufwendungen eine Verpflegungspauschale anzusetzen.“

Als „erste Tätigkeitsstätte“ ist der Ort definiert, an welchem der Arbeitnehmer mindestens zwei volle Arbeitstage pro Woche oder mindestens ein Drittel seiner Arbeitszeit tätig ist. Muss er für seine Auswärtstätigkeit eine gewisse räumliche Distanz überwinden, gilt die Auswärtstätigkeit als Dienstreise. Welche Mindestdistanz gilt, ist im Einzelfall zu beurteilen. Üblicherweise zählt eine dienstliche Tätigkeit außerhalb der Stadtgrenzen als Dienstreise.

Welche Aufwendungen übernimmt der Arbeitgeber?

Im Rahmen einer Dienstreise übernimmt der Arbeitgeber Aufwendungen, welche vom Arbeitnehmer zunächst ausgelegt werden müssen.

Fahrtkosten

Fahrtkosten, welche während einer Dienstreise entstanden sind, sind vom Arbeitgeber zu erstatten. Dazu zählen sowohl Spritkosten bei Fahrten mit dem Auto, als auch Mietwagenkosten oder Ticketkosten für Bahn- und Flugreisen.

Verpflegungskosten

Kosten für die Verpflegung während einer Dienstreise werden gem. § 4 Abs. 5 Nr. 5 S. 2 EStG als Verpflegungsmehraufwand bezeichnet. Für die Erstattung gelten feste Pauschalbeträge, sofern die Dienstreise im Inland stattfindet und mindestens 8 Stunden dauert:

• Reisedauer ab acht Stunden, An- und Abreisetag: 12 Euro
• Reisedauer ab 24 Stunden: 24 Euro

Die Pauschalbeträge für Auslandsreisen fasst dieser Artikel auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums zusammen.

Übernachtungskosten

Dauert eine Dienstreise mehrere Tage, haben Arbeitnehmer Anspruch auf die Erstattung der Übernachtungskosten.

Reisenebenkosten

Zusätzlich erstattet der Arbeitgeber alle im Zusammenhang mit der Reise entstandenen Kosten – die sogenannten Reisenebenkosten. Dazu zählen beispielsweise:

• Mautgebühren
• Trinkgelder
• Parkgebühren
• geschäftliche Telefonkosten

Weigert sich der Arbeitgeber zur Übernahme der o.g. Kosten, sollten Arbeitnehmer ihren Anspruch mithilfe eines Rechtsbeistandes durchsetzen. Eine zuverlässige Berufs-Rechtsschutzversicherung hilft Betroffenen, einen Anwalt auszuwählen.

Partner auf Dienstreise: Was gilt für die Kostenübernahme?

Die Mitnahme von Ehepartnern auf eine Dienstreise ist grundsätzlich möglich. Sofern die Begleitung rein privater Natur ist, sollten Arbeitnehmer auf eine klare Kostentrennung achten. Der Arbeitgeber kann nur Aufwendungen in der Höhe begleichen, welche ohnehin für die Einzelreise des Angestellten entstanden wären. Das bedeutet im Detail:

• Übernachtungskosten: Die Rechnung auf den Namen des Arbeitnehmers darf nur den Betrag eines Einzelzimmers ausweisen. Die zweite Rechnung, welche auf den Namen des Mitreisenden ausgestellt wird, weist den Differenzbetrag zwischen Einzel- und Doppelzimmer aus.
• Verpflegungskosten: Der Arbeitnehmer und seine Begleitung sollten im Restaurant prinzipiell getrennt zahlen, um die Abrechnung der Verpflegungskosten zu erleichtern.
• Weitere Zahlungen: Zahlungen mit der Firmen-Kreditkarte sollten ausschließlich für geschäftliche Kosten des Arbeitnehmers getätigt werden. Aufwendungen für die Begleitperson sind mit der privaten Kreditkarte oder bar zu begleichen.

Übernimmt der Arbeitgeber freiwillig die Kosten für die Begleitperson – beispielsweise, weil deren Mitreise im geschäftlichen Sinne nützlich oder notwendig ist – werden die Erstattungen vom Finanzamt wie ein steuer- und sozialversicherungspflichtiger Lohn behandelt. Lassen sich die Kosten nicht exakt dem Arbeitnehmer zuordnen, ist eine sorgfältige und realistische Schätzung vorzunehmen.

Dienstreise als Urlaub verlängern: Ist das möglich?

Möchte ein Arbeitnehmer seine Dienstreise als Urlaub verlängern, können beim Finanzamt nur die Aufwendungen für die Dauer der Dienstreise geltend gemacht werden. Die Kosten für weitere Begleitpersonen müssen wahlweise als „nützlich“ oder „erforderlich“ nachgewiesen oder von den Kosten der eigentlichen Dienstreise getrennt werden.

Findet der private Urlaub vor der Dienstreise statt, ist eine Erklärung des Arbeitnehmers erforderlich, dass das Dienstliche im Vordergrund stand und die gesamte Reise nur aufgrund dessen stattfand. Selbiges gilt, wenn die Dauer der Dienstreise und die Dauer des privaten Urlaubs in einem unangemessenen Verhältnis stehen.

Faustformel: Reisen mit einem Dienstreiseanteil von unter zehn Prozent werden üblicherweise als Privatreisen gewertet. Hält ein Arbeitnehmer beispielsweise während eines einwöchigen Urlaubs einen einstündigen Geschäftsvortrag, hat er die anfallenden Reise-, Hotel- und Verpflegungskosten selbst zu tragen.