Nebenkostenabrechnung: Prüfung, Widerspruch und Mieterrechte

Einmal im Jahr erhalten Mietende eine Nebenkostenabrechnung. So will es das Gesetz. Allerdings führt dies regelmäßig zu Streitigkeiten zwischen Mietparteien und Vermietenden. Denn hinsichtlich Inhalt, Gestaltung und Fristen stellt der Gesetzgeber klare Vorschriften auf. Wie genau die Nebenkosten im Mietrecht geregelt sind und welche Rechte Mietende bei einer falschen Nebenkostenabrechnung haben, fasst dieser Artikel zusammen.

Sind Vermietende zu einer Nebenkostenabrechnung verpflichtet?

Mietparteien, die ihre Miete zzgl. einer monatlichen Vorauszahlung für die Nebenkosten zahlen, haben Anspruch auf eine Nebenkostenabrechnung. Das ergibt sich aus § 556 BGB, der Vermietende zu einer entsprechenden Abrechnung verpflichtet.

Auch bis wann die Nebenkostenabrechnung zugestellt werden muss, ist gesetzlich geregelt. In § 556 BGB Abs. 3 heißt es zur Frist für Nebenkostenabrechnungen:

„Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen.”

Der Abrechnungszeitraum beträgt grundsätzlich 12 Monate und richtet sich üblicherweise nach dem Kalenderjahr. Beginn und Ende des Abrechnungszeitraums sind jedoch nicht per Gesetz definiert. Sie können im Mietvertrag individuell vereinbart werden.

Ein Beispiel: Ist der Abrechnungszeitraum vom 1. Januar 2022 bis 31. Dezember 2022 festgelegt, hat die vermietende Person bis zum 31.12.2023 Zeit, die Nebenkostenabrechnung zuzusenden.

Formale Anforderungen an eine Nebenkostenabrechnung

Mietparteien haben Anspruch auf eine übersichtliche Nebenkostenabrechnung (vgl. Urteil BGH, Az.: VIII ZR 371/04). Folgende Anforderungen stellt der Gesetzgeber bzgl.:

• Übersichtlichkeit: Die Mietpartei muss erfassen können, welche einzelnen Kosten in welcher Höhe angefallen sind.
• Nachvollziehbarkeit: Die Nebenkostenabrechnung muss alle relevanten Daten enthalten, z.B. die Verbrauchsdaten sowie die jeweiligen Berechnungsgrundlagen.
• Klarheit: Mietparteien ohne juristisches und betriebswirtschaftliches Vorwissen müssen den Inhalt der Nebenkostenabrechnung prüfen können.

Wichtig: Die warmen Neben- und Heizkosten sind grundsätzlich zu mindestens 50 und höchstens 70 Prozent verbrauchsabhängig abzurechnen. Ist dies nicht gegeben, dürfen Mietende von ihrem Kürzungsrecht Gebrauch machen – und 15 Prozent von den abgerechneten Heizkosten abziehen (vgl. BGH-Urteil, Az.: VIII TR 67/03).

In diesem Zusammenhang wissenswert: Welche Rechte und Pflichten ergeben sich für  Mietparteien und Vermieter aus der Energieeinsparverordnung?

Nebenkostenabrechnung überprüfen: Checkliste

Wenn die Nebenkosten außergewöhnlich hoch erscheinen, könnte ein Rechenfehler vorliegen, der eine Nachzahlung unnötig macht. Außerdem kann eine Nebenkostenabrechnung nicht nur inhaltlich, sondern auch formal fehlerhaft sein.

Tipp: Falls man im Laufe des Abrechnungszeitraums ein- oder ausgezogen ist, sollte man darüber hinaus prüfen, ob die Kosten korrekt auf die tatsächliche Mietdauer angerechnet wurden.

Das Recht auf Einsicht bei der Nebenkosten-Prüfung

Grundsätzlich müssen Belege und Rechnungen einer Nebenkostenabrechnung nicht beigelegt werden. Allerdings haben Mietparteien das Recht, entsprechende Unterlagen der vermietenden Person einzusehen. Vermietende müssen dies ermöglichen, indem sie beispielsweise die Mietpartei in ihr Büro einladen.

Aber: Die Einsichtnahme muss der Mietpartei zumutbar sein. Ist dies nicht gegeben – z.B. weil die Mietpartei eine zu weite Anreise hat – besteht ein Recht auf die Zusendung einer kostenpflichtigen Kopie der entsprechenden Dokumente (BGH-Urteil, Az.: VIII ZR 78/05).

Wurden die Anforderungen an die Übersichtlichkeit eingehalten?

Eine komplizierte und unübersichtliche Nebenkostenabrechnung müssen Mietparteien zunächst nicht begleichen. Allerdings haben Vermietende das Recht, die Abrechnung innerhalb der Abgabefrist von 12 Monaten nachzubessern. Wird diese Frist versäumt, müssen Mietende etwaige Nachforderungen nicht begleichen. Besteht ein Guthaben, ist dies von der vermietenden Person auszuzahlen.

Nebenkostenabrechnung: Widerspruch und Fristen

Bei einer formell oder materiell fehlerhaften Nebenkostenabrechnung haben Mietende gem. § 556 Abs. 3 S. 5 BGB ein Widerspruchsrecht.

Idealerweise werden dem schriftlichen Widerspruch eine Kopie der Nebenkostenabrechnung beigefügt und darauf die beanstandeten Posten markiert. Dazu sollte eine Frist für die Klärung der strittigen Punkte gesetzt werden.

Vermietende sind verpflichtet, die geäußerten Einwendungen zu überprüfen. Stellen sich diese als richtig heraus, ist die Nebenkostenabrechnung entsprechend zu korrigieren. Schafft die Vermietung es nicht, die Abrechnung zu überprüfen, bevor die zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums verstrichen sind, müssen Mietende für die entsprechenden Posten keine Nachzahlung mehr leisten – sie entfällt dann ersatzlos.

Reagiert eine vermietende Person nicht auf einen Widerspruch, dürfen Mietparteien zukünftige Nebenkostenvorauszahlungen zurückbehalten. Jedoch lediglich in Höhe der beanstandeten Fehler in der Abrechnung. Dieses Zurückbehaltungsrecht gilt nur, bis die vermietende Person eine überarbeitete (und dann korrekte) Nebenkostenabrechnung zusendet.

Vermietende Person macht keine Nebenkostenabrechnung – was nun?

Kommt eine vermietende Person ihrer Pflicht zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung nicht nach, können Mietparteien diese schriftlich anfordern.

Übrigens: Nach Ablauf der Zusendungsfrist müssen etwaige Nachforderungen nicht mehr beglichen werden.

Erfolgt seitens der vermietenden Person keine Reaktion, können Mietende beim Amtsgericht eine Klage auf Erteilung der Abrechnung erheben. Der DEURAG Wohnrechtsschutz unterstützt Betroffene bei rechtlichen Auseinandersetzungen rund ums Wohnen.