Zahlungsfrist – Warum sie wichtig ist und welche sie angeben sollten

Eine nicht bezahlte Rechnung ist für viele Unternehmen und Freiberufler ein Ärgernis. Sie erfordert nicht nur einen erhöhten Verwaltungsaufwand, sondern sorgt unter Umständen sogar für Liquiditätsengpässe. Die Angabe einer Zahlungsfrist auf der Rechnung hilft, die Zahlung durch den Kunden zu beschleunigen. Wie das Ganze funktioniert, welche rechtliche Bedeutung eine Zahlungsfrist hat und welche Zahlungsfristen möglich sind, klärt dieser Artikel.

Zahlungsziel und Zahlungsfrist: Das sind die Unterschiede

Die Begriffe „Zahlungsziel“ und „Zahlungsfrist“ werden häufig synonym genutzt, haben jedoch unterschiedliche Bedeutungen. Während das Zahlungsziel ein konkretes Datum darstellt, an dem eine Forderung fällig wird und ein Kunde in Zahlungsverzug gerät, definiert die Zahlungsfrist einen Zeitraum, in welchem eine Rechnung ohne Verzug beglichen werden muss.

Zahlungsfrist: Die aktuelle Rechtslage

Grundsätzlich gilt: Eine Rechnung ist immer sofort fällig. Dies geht aus § 271 Abs. 1 BGB hervor. Darin heißt es:

„Ist eine Zeit für die Leistung weder bestimmt noch aus den Umständen zu entnehmen, so kann der Gläubiger die Leistung sofort verlangen, der Schuldner sie sofort bewirken.“

Der Gesetzgeber räumt Kunden jedoch eine Zahlungsfrist von 30 Tagen ein, um die Rechnung zu begleichen (§ 286 Abs. 3 BGB). Erst danach befindet sich der Kunde im Zahlungsverzug. Dies gilt jedoch nur, wenn zwischen Rechnungssteller und Kunden nichts Gegenteiliges vereinbart wurde und der Kunde ein anderes Unternehmen ist. Handelt es sich bei dem Kunden um eine Privatperson, muss auf der Rechnung explizit auf die 30-tägige Zahlungsfrist hingewiesen werden.

Gesetzlich oder individuell: Welche Zahlungsfristen möglich sind

Gemäß § 271 Abs. 2 BGB haben Rechnungssteller und Kunde die Möglichkeit, eine individuelle Zahlungsfrist zu vereinbaren. Soll die gesetzliche Zahlungsfrist verkürzt werden, muss diese Vereinbarung schriftlich fixiert werden – zum Beispiel über einen Vertrag oder die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Rechnungsstellers.

Möchte der Rechnungssteller die gesetzliche Zahlungsfrist verlängern, reicht eine entsprechende Formulierung auf der Rechnung aus. Diese kann beispielsweise lauten: „Zahlbar innerhalb von 90 Tagen“.

Rechnung: Zahlungsfrist sorgt für Klarheit

Die Annahme, dass nach dem Erhalt einer Rechnung – beispielsweise nach einer Online-Bestellung – viel Zeit bleibt, um den Kaufpreis zu bezahlen, ist weit verbreitet. Jedoch gilt nach § 320 BGB das „Zug-um-Zug-Prinzip“, welches besagt, dass Leistung und Gegenleistung grundsätzlich gleichzeitig zu erfolgen haben. Die Angabe einer Zahlungsfrist auf der Rechnung klärt den Kunden also über seine Zahlungspflicht auf und setzt diesen gleichzeitig automatisch in Zahlungsverzug, sollte er die Rechnung nicht zeitnah begleichen. Auch für den Rechnungssteller hat die Angabe einer Zahlungsfrist Vorteile, denn sie sorgt für einen schnellen Überblick über offene und überfällige Rechnungen.

Zahlungsfrist: Automatisierte Vorgänge erleichtern den Arbeitsalltag

Um den Überblick über offene und beglichene Rechnungen zu behalten, sollten Unternehmen und Freiberufler auf automatisierte Vorgänge zurückgreifen. Dazu zählen beispielsweise Kalender-Reminder, welche den zuständigen Mitarbeiter auf die Fälligkeit einer Rechnung hinweisen. Auch ein CRM-Software ist hilfreich. Sie verknüpft alle relevanten Vorgänge (z.B. Auftrag und Rechnung) logisch miteinander, so dass diese eingesehen und bearbeitet werden können.

Für kleine und mittlere Betriebe hat sich die Verwendung eines Rechnungsprogramms bewährt. Es vergibt automatisch eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie ein definierbares Zahlungsziel und weist den zuständigen Mitarbeiter per Notification auf die Fälligkeit einer Rechnung hin. Das sorgt für einen klaren Überblick über ausstehende Zahlungen und hilft dem Rechnungssteller dabei, Liquiditätsengpässe zu vermeiden.

Zahlungsziel der Rechnung verstrichen: Was ist, wenn der Kunde nicht bezahlt?

Sind Zahlungsziel und Zahlungsfrist verstrichen oder ist die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen abgelaufen, befindet sich der Kunde im Zahlungsverzug. Auf diesen Umstand sollte der Rechnungssteller hinweisen, zum Beispiel mithilfe einer freundlichen Zahlungserinnerung. Reagiert der Kunde auf diese nicht, kann der Rechnungssteller das Zahlungsziel bzw. eine Zahlungsfrist mittels einer Mahnung erneut definieren.

Ist auch die Mahnung erfolglos, bleibt der Ausweg eines gerichtlichen Mahnverfahrens gem. § 688 ZPO. Dieses ermöglicht nach Ablauf der Einspruchsfrist und somit nach Rechtskraft die Vollstreckung einer Geldforderung ohne mündliche Verhandlung oder Beweiserhebung.

Als Alternative zu einem gerichtlichen Mahnverfahren kann ein Rechtsbeistand oder Inkassounternehmen beauftragt werden. Eine zuverlässige Firmenrechtsschutzversicherung hilft bei der Suche nach einem Anwalt. Zudem profitieren DEURAG Kunden von der Serviceleistung AnspruchPLUS, dem professionellen Forderungsmanagement zu besonders attraktiven Konditionen.