18.05.2020 – zuletzt aktualisiert am: 08.12.2021
Krankmeldung beim Arbeitgeber – So geht's richtig
Fast jeder hat es schon einmal erlebt: Man wacht morgens krank auf und merkt, dass ans Arbeiten heute nicht zu denken ist. Aber wie meldet man sich richtig beim Arbeitgeber krank? Kann man einfach eine Krankmeldung per Mail schreiben oder sollte man lieber am Telefon Bescheid sagen? Und wie ist die Lage, wenn man im Urlaub krank wird? Dieser Artikel erläutert, welche Anforderungen und Fristen bei einer Arbeitsunfähigkeit bestehen.
Krankmeldung beim Arbeitgeber: Die gesetzlichen Regelungen
Im Rahmen ihres Arbeitsvertrages verpflichten sich Arbeitnehmer, ihrer Anzeige- und Nachweispflicht i.S.d. Entgeldfortzahlungsgesetzes (kurz: EntgFG) nachzukommen. Wer arbeitsunfähig ist, muss das also zuerst anzeigen – sich also beim Arbeitgeber krankmelden – und nach einigen Tagen auch nachweisen, indem man eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (kurz: AU) beim Arbeitgeber einreicht.
Wann muss ich mich beim Arbeitgeber krankmelden?
Die sogenannte Anzeigepflicht ist vom Arbeitnehmer gem. § 5 Abs. 1 EntgFG „unverzüglich“ zu erfüllen. Das bedeutet: Die Krankmeldung muss erfolgen, sobald der Arbeitnehmer seine Arbeitsunfähigkeit bemerkt. Diese Pflicht besteht gem. § 3 Abs. 3 EntgFG auch innerhalb der Wartezeit, nach Ablauf von 6 Krankheitswochen sowie in allen Fällen einer Fortsetzungserkrankung.
Wie meldet man sich krank? Telefonat, E-Mail oder WhatsApp?
Eine gesetzliche Vorgabe, wie eine Krankmeldung auszusehen hat, existiert in Deutschland nicht. Arbeitnehmer müssen jedoch interne Vorgaben berücksichtigen. Hat der Chef beispielsweise entschieden, dass sich Angestellte nur telefonisch krankmelden dürfen, haben sich diese daran zu halten. Ist die Form der Krankmeldung jedoch nicht eindeutig festgelegt, dürfen sich Arbeitnehmer auch per E-Mail, SMS oder WhatsApp krankmelden.
Tipp: E-Mails und andere Textnachrichten können im Berufsalltag aus verschiedenen Gründen häufig nicht sofort gelesen werden. Um eine Abmahnung wegen verspäteter Krankmeldung zu vermeiden, sollte diese grundsätzlich per Telefon am besten zeugenbeweislich erfolgen.
Vorlagen für die Krankmeldung beim Arbeitgeber: So geht es richtig
Was sollte man alles in die Krankmeldung schreiben, was muss und was darf der Arbeitgeber wissen? Hier sind einige Beispiele:
Formulierung für die Krankmeldung am Telefon
„Guten Morgen, hier spricht XXX. Mir geht es heute nicht so gut, ich bleibe einen Tag/zwei Tage zuhause und kuriere mich aus. Ich gehe davon aus, dass ich morgen/übermorgen wieder zur Arbeit erscheine. Sollte sich etwas anderes ergeben, werde ich mich unverzüglich melden.“
Muster für die schriftliche Krankmeldung per E-Mail oder WhatsApp
„Sehr geehrter Herr XX/Sehr geehrte Frau XX, hiermit melde ich mich krank. Ich werde unverzüglich einen Arzt aufsuchen und Sie über meine mögliche Arbeitsunfähigkeit informieren. Sollte eine Krankschreibung erfolgen, lasse ich Ihnen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zeitnah zukommen. Mit freundlichen Grüßen XXX.“
Ab wann braucht man eine Krankschreibung?
Wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als 3 Kalendertage dauert, besteht gem. § 5 Abs. 1 S. 2 EntgFG die Nachweispflicht. Laut dieser ist der Arbeitnehmer verpflichtet, dem Arbeitgeber spätestens am vierten Tag der Arbeitsunfähigkeit ein ärztliches Attest sowie deren voraussichtliche Dauer vorzulegen. Dabei obliegt es dem Arbeitgeber, sich auf diese Frist zu berufen. Er kann aber gem. § 5 Abs. 1 S. 3 EntgFG auch bereits früher eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung einfordern. Ein entsprechendes Urteil hat das Bundesarbeitsgericht im Jahr 2012 gefällt (Az.: 5 AZR 886/11).
Die Nachweispflicht besteht bei jeder krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit – unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung i.S.d. § 3 EntgFG hat.
Wo schickt man die Krankmeldung hin?
Gemäß § 5 Abs. 1 EntgFG hat der Arbeitnehmer eine vorliegende Erkrankung beim Arbeitgeber selbst oder an eine im Arbeitsvertrag bestimmten Stelle – beispielsweise der Personalabteilung – zu melden. Dabei wird sowohl das Fehlen als auch die voraussichtliche Fehlzeit angegeben. Die Meldung darf nur dann unterlassen werden, wenn der Arbeitnehmer sicher davon ausgehen kann, dass der Arbeitgeber bereits auf einem anderen Weg informiert wurde.
Welche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bekommt der Arbeitgeber?
Beim Arzt gibt es den sogenannten „gelben Schein“ (der übrigens auch rosa oder weiß sein kann) oft in mehrfacher Ausführung. Welche dieser Krankschreibungen der Arbeitgeber bekommt, verrät meist ein Blick auf die Bescheinigung. Meist steht oben rechts oder in der Mitte bereits etwas wie „Zur Vorlage beim Arbeitgeber“. Diese Ausfertigung enthält keine Diagnose. Bei Unsicherheiten kann die ärztliche Praxis weiterhelfen, die die Krankschreibung ausstellt.
Digitale Krankschreibung an Krankenkassen und Arbeitgeber
Durch die digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) wird die Krankmeldung für Arbeitnehmer einfacher. Seit dem 01. Oktober 2021 werden die Daten aus der Krankschreibung elektronisch an die Krankenkasse übermittelt. Damit entfällt der Schritt, dass man die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mit dem Vermerk „Für die Krankenkasse“ als Arbeitnehmer selbst verschickten muss. Das verhindert auch, dass der Anspruch auf Krankengeld erlischt, weil der Arbeitnehmer die Krankschreibung zu spät an die Krankenkasse gesendet hat.
Ab dem 01. Juli 2022 wird es sogar noch unkomplizierter: Von da an versendet die Krankenkasse die Krankschreibung selbst in elektronischer Form an den Arbeitgeber. Dadurch wird das Unternehmen automatisch über Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit informiert. Die aktuelle Nachweispflicht entfällt damit. Dieses digitale Übermittlungsverfahren sollte eigentlich schon zum 01. Januar 2022 eingesetzt werden, wurde nun aber vom Gesetzgeber verschoben.
Krank im Urlaub: Urlaubstage zurück oder nicht?
Wer im Urlaub krank ist, kann sich diese Urlaubstage „zurückholen“. Laut §9 des Bundesurlaubsgesetzes werden die Tage, in denen der Arbeitnehmer arbeitsunfähig war, nicht auf den Jahresurlaub angerechnet. Die Voraussetzung hierfür ist ein ärztliches Zeugnis bzw. eine Krankschreibung.
Krankmeldung im Urlaub: So funktioniert die Krankschreibung aus dem Ausland
Wer im Ausland erkrankt, den treffen besonders umfassende Anzeige- und Nachweispflichten. So müssen Arbeitnehmer ihre Arbeitsunfähigkeit, deren voraussichtliche Dauer sowie die Adresse am Aufenthaltsort gem. § 5 Abs. 2 S. 1 EntgFG zwingend in der „schnellstmöglichen Art der Übermittlung“ mitteilen. Zudem sind Arbeitnehmer dazu verpflichtet, ihre gesetzliche Krankenkasse darüber in Kenntnis zu setzen, dass sie erkrankt sind und wie lange der örtliche Arzt die Genesungszeit bemisst. Die am Urlaubsort ausgestellte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kann man dem Arbeitgeber nachreichen, sobald man zurückkehrt.
Wie bekommt man eine Krankschreibung innerhalb und außerhalb der EU?
Bei Erkrankungen innerhalb der Europäischen Union oder in Ländern, mit denen Deutschland ein Sozialversicherungsabkommen hat, steht Arbeitnehmern ein vereinfachtes Verfahren zur Verfügung. So kann die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung einem Arzt der ausländischen Krankenkasse vor Ort vorgelegt werden, welcher diese anschließend an den Arbeitgeber weiterleitet. Für Krankmeldungen in anderen Ländern gelten die gleichen Vorgaben und Fristen wie in Deutschland.
Urlaub, Arbeiten gehen, Konzerte: Was darf man, wenn man krankgeschrieben ist?
Eine Krankmeldung stellt für den Arbeitnehmer erst einmal kein Verbot dar. Stattdessen gilt die Daumenregel: Was nicht genesungswidrig ist, die Genesung also nicht beeinträchtigt, ist auch krankgeschrieben erlaubt. Hier sind einige Sonderfälle:
Darf man trotz Krankschreibung arbeiten gehen?
Fühlt sich der Arbeitnehmer wieder fit genug für die Tätigkeit, spricht nichts dagegen, wenn er trotz Krankschreibung arbeiten gehen will. Eine Art „Gesundschreibung“ braucht es dafür nicht.
Arbeitgeber haben allerdings eine Fürsorgepflicht und dürfen einen krankgeschriebenen Mitarbeiter nicht eigenhändig einsetzen, ohne dass dieser selbstständig wieder an den Arbeitsplatz geht. Wenn der Beschäftigte selbst an den Arbeitsplatz zurückkehren will, kann der Arbeitgeber ihm die Tätigkeit auch untersagen, wenn damit der Beschäftigte oder andere Mitarbeiter gefährdet werden würden.
Kündigung im Krankheitsfall ist möglich
Fristgerechte Kündigungen im Krankheitsfall sind grundsätzlich möglich – sogar in den ersten Arbeitsmonaten und in der Probezeit. Außerordentliche Kündigungen sind gem. § 626 BGB nur bei der Vorlage eines wichtigen Grundes möglich. Einschlägige Kündigungsgründe sind beispielsweise versäumte Krankmeldungen oder ein falsches Verhalten während der Krankheit. Wer seine Krankheit nur vortäuscht und gleichzeitig einer Nebentätigkeit nachgeht oder während der vorgetäuschten Arbeitsunfähigkeit im Partyurlaub erwischt wird, muss sogar mit einer außerordentlichen, fristlosen Kündigung rechnen.
Rechtsschutz-Tipp für das Berufsleben
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Der eingestellte Blog-Beitrag wurde von unserer Partnerkanzlei ALEGOS Rechtsanwälte juristisch überprüft.
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