Mahnung schreiben: Richtig mahnen bei Zahlungsverzug

Zahlungserinnerung und Mahnung: Wann kommt was?

Damit alle Parteien sich einig werden und nicht vorschnell ein Streit entsteht, ist die Reihenfolge von Zahlungserinnerung und Mahnung essenziell: Sofort eine Mahnung zu verschicken kann direkt und unvermittelt wirken. Stattdessen ist eine zuvorkommend formulierte Zahlungserinnerung eine sinnvolle erste Maßnahme, um Kundinnen und Kunden dezent auf ausstehende Zahlungen hinzuweisen. In der Regel lassen sich so auf unaufgeregte Weise offene Forderungen geltend machen.

Mahnung schreiben: Inhalte und Anforderungen

Gemäß § 286 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können Gläubigerinnen und Gläubiger eine Mahnung an die Schuldnerinnen oder den Schuldner senden, wenn eine Rechnung nicht innerhalb der festgelegten Frist beglichen wurde.

Obwohl das Gesetz keine Schriftform für Mahnungen vorschreibt, empfiehlt es sich, diese schriftlich zu versenden, da sie im Falle eines gerichtlichen Mahnverfahrens als Beweismittel herangezogen werden kann. Damit die Mahnung rechtsgültig ist, muss der Inhalt einer Mahnung bestimmte Punkte enthalten.

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Ab wann Mahnung schreiben?

Wenn in einem Vertrag oder in AGBs eine Zahlungsfrist festgelegt wird, kann nach deren Ablauf eine Mahnung versendet werden. Ohne spezielle Vereinbarung tritt der Zahlungsverzug gem. §286 Abs. 3 BGB spätestens 30 Tage nach Rechnungszugang ein. 

Bei ausbleibender Zahlung können Mahngebühren und Verzugszinsen geltend gemacht werden.

Wann sollte man eine 2. Mahnung schreiben?

Verstreicht die in der 1. Mahnung gesetzte Frist ungenutzt, kann die Gläubigerin oder der Gläubiger sofort rechtliche Maßnahmen ergreifen. In Deutschland hat sich allerdings eine mehrstufige Mahnkultur etabliert: Nach der ersten erfolglosen Mahnung folgt in einem gewissen zeitlichen Abstand die zweite, dann die dritte und gleichzeitig letzte.

Muss man bei den Mahnungen Zeitabstände einhalten? Zahlungsziele von zehn Tagen sind üblich, erst danach kann man rechtswirksam die zweite und schließlich die letzte Mahnung verschicken.

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Letzte Mahnung schreiben

Bei weiterhin ausbleibender Zahlung wird meist ein drittes und finales Mahnschreiben versandt, das einen entschiedenen und eindringlichen Ton beinhaltet. In diesem letzten Schreiben sollte eine konkrete Androhung gerichtlicher Maßnahmen, die Beauftragung eines Inkassobüros oder eines Rechtsbeistandes enthalten sein.

Hinweis: Beauftragt eine Gläubigerin oder ein Gläubiger ein Inkassounternehmen, um offene Forderungen einzutreiben, können die dabei entstandenen Kosten dem Schuldner oder der Schuldnerin auferlegt werden. Die vom Inkassobüro erhobenen Kosten dürfen aber diejenigen nicht überschreiten, die ein Rechtsbeistand für eine vergleichbare Dienstleistung in Rechnung stellen würde.

Mahnverfahren einleiten

Für die Einleitung rechtlicher Schritte genügt bereits ein Mahnschreiben. Üblich ist es allerdings, dies erst nach Verstreichen der letzten Mahnung zu tun. Dafür braucht man keine juristischen Vorkenntnisse und zunächst auch keinen Rechtsbeistand.

Um ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten, muss man einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids beim zuständigen Mahngericht stellen. Dabei sind die persönlichen Daten von Gläubigerin bzw. Gläubigers und Schuldnerin bzw. Schuldners sowie die genaue Höhe und der Grund der Forderung anzugeben.

Im Zweifel sollte ein Rechtsbeistand kontaktiert werden, wenn der Schuldner oder die Schuldnerin die offenen Rechnungen nicht zahlt. Eine Rechtsschutzversicherung für Firmen und Selbstständige unterstützt nicht nur dabei, einen kompetenten Rechtsbeistand zu finden, sondern übernimmt im Versicherungsfall auch eventuelle Kosten eines Gerichtsprozesses.

Mahngebühren und Verzugszinsen erheben

Mahngebühren und Verzugszinsen können unter bestimmten Voraussetzungen erhoben werden:

Es ist auch möglich, vertraglich einen anderen Verzugszinssatz zu vereinbaren, solange dieser nicht sittenwidrig oder übermäßig hoch ist. Bevor Mahngebühren oder Verzugszinsen erhoben werden, sollte immer geprüft werden, ob die Hauptforderung korrekt und berechtigt ist. Zudem empfiehlt es sich, vor der Erhebung von Mahngebühren oder Verzugszinsen rechtlichen Rat einzuholen, um sicherzustellen, dass alles korrekt und rechtens gehandhabt wird.

Bezahlt eine Versicherung für ein Inkassounternehmen?

Wer weder die Zeit noch die Ressourcen dafür besitzt, die ausstehende Forderung eigenhändig geltend zu machen, kann die Aufgabe an ein spezialisiertes Inkassobüro delegieren. Es ist jedoch zu beachten, dass die Kosten für ein solches Vorgehen gewöhnlich nicht von Versicherungen übernommen werden. Klienten und Klientinnen der DEURAG profitieren jedoch durch AnspruchPLUS von einer direkten Entlastung durch spezielle Sonderkondiditonen.

Das professionelle Forderungsmanagement trägt für fällige, unbezahlte und unstreitige Rechnungen dazu bei, Außen- und Mietrückstände zu verringern. Wer sich noch vor Vertragsabschluss über die Bonität von potenziellen Vertragspartnern informieren will, erhält professionelle Wirtschaftsauskünfte – deutschlandweit und lokal recherchiert unter AuskunftPLUS zu Sonderkonditionen.