20.11.2023
Das Nachweisgesetz und seine Bedeutung für Arbeitsverträge
Zum 1. August 2022 wurde das sogenannte Nachweisgesetz reformiert. Bei Neueinstellungen sind Arbeitgeber verpflichtet, ihre Beschäftigten über wichtige Rahmenbedingungen des Arbeitsverhältnisses zu informieren. Welche dies sind und an welche gesetzlichen Vorgaben sich Unternehmen halten müssen, zeigt dieser Artikel.
Was ist das Nachweisgesetz?
Das Nachweisgesetz (kurz: NachwG) existiert seit 1995. Es legt fest, dass Arbeitgeber einer angestellten Person einen schriftlichen Nachweis über wesentliche Arbeitsbedingungen des Beschäftigungsverhältnisses auszuhändigen haben. Dieses Dokument muss unterschrieben spätestens vier Wochen in vollständiger Form nach Beginn des Arbeitsverhältnisses vorgelegt werden.
Mithilfe des Nachweisgesetzes möchte der Gesetzgeber sicherstellen, dass Angestellte wissen, auf welche konkreten Arbeitsbedingungen sie sich einlassen.
Das neue Nachweisgesetz seit 2022
Gemäß § 2 NachwG mussten bis 2022 folgende Arbeitsbedingungen nachgewiesen werden:
- Name und Anschrift von Arbeitgeber und beschäftigter Person
- Beginn des Arbeitsverhältnisses (bei Befristung: Dauer der Befristung)
- Arbeitsort und Arbeitszeit
- Beschreibung der Tätigkeit
- Höhe und Zusammensetzung des Gehalts
- Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
- Kündigungsfristen
- ggf. Hinweise auf bestehende Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen
Seit 1. August 2022 wurde die Liste um folgende Punkte erweitert:
- konkretes Enddatum des Arbeitsverhältnisses (bei Befristung)
- Dauer der Probezeit (sofern vereinbart)
- Vergütung von Überstunden
- vereinbarte Ruhepausen
- Angaben zum System und Rhythmus (bei Schichtarbeit)
- Angaben zur Ausgestaltung (bei Abrufarbeit)
- Sofern vereinbart Möglichkeiten der Anordnung und Vergütung von Überstunden
- ggf. Anspruch auf vom Arbeitgeber angebotene Fortbildungen
- Nennung des bei einer Kündigung einzuhaltenden Verfahrens (Schriftform, Fristen, Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage)
- Der Arbeitgeber hat die wesentlichen Vertragsbedingungen jeweils schriftlich niederzulegen
Für wen gelten die Bestimmungen des Nachweisgesetzes?
Das Nachweisgesetz gilt für alle Beschäftigten im privaten und öffentlichen Dienst sowie für leitende Angestellte. Darüber hinaus gilt das Gesetz für Praktikumskräfte, die gemäß § 22 MiLoG einen Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn haben.
Auch Auszubildende haben einen Anspruch auf relevante Informationen bzgl. ihres Ausbildungsverhältnisses. Dazu zählen:
- die Ausbildungsstätte sowie Ausbildungsmaßnahmen außerhalb dieser Ausbildungsstätte
- Höhe der Vergütung und deren Zusammensetzung
- Überstundenregelung und Überstundenausgleich
In diesem Zusammenhang interessant: Die wichtigsten Inhalte eines Ausbildungsvertrages
Nachweispflicht zum Arbeitsvertrag: Diese Fristen gelten
Bisher hatten Arbeitgeber vier Wochen Zeit, ihre Nachweispflichten zu erfüllen. Mit der Neufassung des Nachweisgesetzes wurden einige Fristen deutlich verkürzt. So müssen Beschäftigte bereits am ersten Tag über wesentliche Bestandteile des Arbeitsverhältnisses informiert sein. Dazu zählen Name und Anschrift der Vertragsparteien, Lohn und Überstunden sowie die vereinbarte Arbeitszeit.
Informationen über den Beginn des Arbeitsverhältnisses sowie eine etwaige Befristung, den Arbeitsort und eine Tätigkeitsbeschreibung müssen innerhalb von 7 Tagen nachgereicht werden. Für andere erforderliche Angaben haben Arbeitgeber – wie bisher – vier Wochen Zeit.
Information | Frist, zu der sie vorliegen muss |
Name & Anschrift der Vertragsparteien, Angaben zum Entgelt sowie zur Arbeitszeit | Spätestens am ersten Arbeitstag |
Beginn des Beschäftigungsverhältnisses, Angaben zum Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung, Dauer der Probezeit, ggf. Befristung | Spätestens am 7. Kalendertag nach Beginn des Arbeitsverhältnisses |
Übrige Pflichtangaben | Spätestens 4 Wochen nach Beginn des Arbeitsverhältnisses |
Nachweisgesetz vor 2022: Was besagt das Gesetz zu Altverträgen?
Arbeitsverhältnisse, die bereits vor dem 1. August 2022 begonnen haben, sind von den neuen Regelungen nur mittelbar betroffen. Denn bis dato mussten die entsprechenden Nachweise nur auf Verlangen der beschäftigten Person vorgelegt werden.
Um bei einem aktuellen Verlangen die Nachweispflichten zu erfüllen, müssen Arbeitgeber lediglich binnen sieben Tagen eine schriftliche, unterzeichnete Auflistung der Arbeitsbedingungen vorlegen. Eine Änderung des Arbeitsvertrags ist nicht zwingend erforderlich.
Bei einem Abschluss von Neuverträgen sind die Nachweispflichten jedoch grundsätzlich – auch ohne Aufforderung der angestellten Person – zu erfüllen. Der eigentliche Abschluss eines Arbeitsvertrags bleibt weiterhin formfrei. Folglich ist auch ein mündlicher Vertragsabschluss möglich.
Zum Weiterlesen: Welche Inhalte gehören in einen wirksamen Arbeitsvertrag?
Verstoß gegen Nachweisgesetz: Diese Strafen drohen
Mit der Neufassung des Nachweisgesetzes 2022 wurde das Gesetz erstmalig um eine Bußgeldvorschrift erweitert. Mit einer Geldbuße in Höhe von bis zu 2.000 EUR muss rechnen, wer:
- eine vorgeschriebene Vertragsbedingung nicht, nicht richtig oder nicht in der vorgeschriebenen Weise aushändigt
- die Niederschrift nicht, nicht richtig oder nicht rechtzeitig aushändigt oder
- eine Mitteilung nicht, nicht richtig oder nicht rechtzeitig macht
Darüber hinaus kann ein Verstoß ggf. einen Schadenersatzanspruch begründen (vgl. Urteil LAG Hamm, Az.: 8 SA 942/07 und Urteil LAG Köln, Az.: 5 SAGA 23/09).
Wichtig: Die Nichterfüllung der Pflichten aus dem Nachweisgesetz hat keine Auswirkungen auf die Wirksamkeit eines Arbeitsvertrages. Dieser bleibt auch bei Verstößen in seinem ursprünglichen Inhalt gültig.
Vorsicht bei mündlich geschlossenen Arbeitsverträgen
Das Nachweisgesetz soll Transparenz auf beiden Seiten bezüglich der Arbeitsbedingungen schaffen. Bei mündlich getroffenen oder abgeschlossenen Verträgen kann es passieren, dass Arbeitgeber und Angestellte nach der Unterredung unterschiedliche Interpretationen der Vereinbarung haben. In solchen Fällen ist der vom Arbeitgeber erstellte Vertragsnachweis nicht geeignet, um den tatsächlichen Inhalt der Abmachung festzustellen, da er lediglich die Sichtweise des Arbeitgebers reflektiert.
Wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin die Richtigkeit der im Nachweis festgehaltenen Angaben des Arbeitgebers in Frage stellt, muss eventuell vor einem Arbeitsgericht geklärt werden, was tatsächlich vertraglich vereinbart wurde. In Fällen wie diesen steht Unternehmen eine spezielle Firmenrechtsschutzversicherung zur Seite.
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