
21.10.2024
Bewerbung per WhatsApp: Worauf muss man achten?
Im Zeitalter der Digitalisierung akzeptieren Unternehmen immer häufiger Bewerbungen per Messenger, allen voran WhatsApp-Bewerbungen. Welche Vorteile daraus resultieren, wie genau der Ablauf funktioniert und wie es dabei mit dem Datenschutz aussieht, klärt dieser Artikel.
Wie läuft eine Bewerbung per WhatsApp ab?
Bei Bewerbungsverfahren, die über WhatsApp durchgeführt werden, kann die Handynummer der zuständigen Ansprechpartnerin bzw. des Ansprechpartners in der Regel der Stellenanzeige entnommen werden. Ist sie dort nicht zu finden, hilft ein Blick auf die Karriereseite des Unternehmens.
Liegt die passende Handynummer vor, kann der Bewerbungsprozess gestartet werden. Hierzu wird zunächst der Chat mit der zuständigen Person geöffnet. Es folgt eine kurze Vorstellung der eigenen Person sowie Informationen darüber, auf welche Stelle sich beworben wird. Anschließend ist es empfehlenswert, die eigenen Qualifikationen zu nennen und den Lebenslauf sowie andere relevante Dokumente zu übermitteln.
Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner sind grundsätzlich zu siezen, die Formulierung der Textnachrichten sollte höflich und professionell gewählt werden.
Erfolgt auf die WhatsApp-Bewerbung keine zeitnahe Rückmeldung, sollte nach 1 bis 2 Tagen nachgefragt werden, ob die Bewerbung angekommen ist.
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Vor- und Nachteile von WhatsApp-Bewerbungen
Vorteile
Eine WhatsApp-Bewerbung bietet sowohl für Bewerbende als auch für Unternehmen einige Vorteile. So können Bewerberinnen und Bewerber schnell auf eine interessante Stellenanzeige reagieren. Das verschafft häufig einen zeitlichen Vorteil gegenüber anderen sich bewerbenden Personen. Darüber hinaus erspart eine Bewerbung per WhatsApp aufwendige Schreibarbeiten. Erforderliche Informationen und Dokumente können digital übermittelt werden, eine Übermittlung auf dem Postweg – beispielsweise in Form einer Bewerbungsmappe – entfällt.
Unternehmen profitieren ebenfalls von WhatsApp-Bewerbungen. Sie kommen direkt in Kontakt mit Bewerberinnen und Bewerbern, so dass etwaige Rückfragen schnell geklärt werden können. Und: Werden Bewerbungen per WhatsApp angeboten, präsentieren sich Unternehmen moderner als Betriebe, die ausschließlich Bewerbungen in Papierform zulassen.
Nachteile
WhatsApp-Bewerbungen haben jedoch auch Nachteile. Viele Unternehmen verwenden ein Bewerbermanagement-System. Bewerbungen, die außerhalb dieses Systems eingehen, werden unter Umständen nicht berücksichtigt. Zudem stellt es für die Personalleitung einen Mehraufwand dar, Bewerbungen über WhatsApp in ein bestehendes System einzupflegen.
Auch für Bewerberinnen und Bewerber kann eine WhatsApp-Bewerbung nachteilig sein. So können wichtige Bewerbungsunterlagen aufgrund der Größenbegrenzung meist nur in verkürzter Form übermittelt werden. Und: WhatsApp unterstützt nicht alle Dateiformate. Das kann den Bewerbungsprozess verkomplizieren, da Dokumente erst konvertiert werden müssen.
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Datenschutz: Was sollte bei Bewerbungen per WhatsApp beachtet werden?
Bei Bewerbungen über WhatsApp stellt sich stets die Frage: Wie sieht es mit der Rechtsgrundlage für die WhatsApp-Nutzung aus und welche Datenschutz-Bestimmungen sind relevant?
Gemäß Datenschutzgrundverordnung und Bundesdatenschutzgesetz (Art. 88 Abs. 1 S. 1 DSGVO, § 26 Abs. 2 S. 1 BDSG) dürfen Daten von Bewerberinnen und Bewerbern nur dann verarbeitet werden, sofern dies für die Entscheidung über das Beschäftigungsverhältnis erforderlich ist.
Der Europäische Gerichtshof entschied im Jahr 2023 (Rechtssache C 34/21), dass das Arbeitsrecht besondere Anforderungen zur Wahrung der berechtigten Interesse und Grundrechte von Bewerberinnen und Bewerbern erfordere. Demnach sei eine Anfrage des Betroffenen erforderlich, um dessen Daten zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen – also die Datenverwendung von Bewerberanfragen – verarbeiten zu dürfen.
Wird eine dritte Partei in die Kommunikation zwischen einer sich bewerbenden Person und einem Unternehmen eingeschaltet, stellt sich die Frage, ob diese als Auftragsverarbeiter zu sehen ist. Von Bedeutung hierfür ist, ob eine Weisungsgebundenheit gegenüber dem auftraggebenden Unternehmen vorliegt. Bei Cloud-Diensten ist dies der Fall, bei WhatsApp hingegen nicht, weil sich die Leistung auf die interpersonelle Kommunikation beschränkt. Insofern ist zumindest fraglich, ob die DSGVO hier Anwendung findet. Anders sieht es bei der Zusatzfunktion „WhatsApp Business“ aus. Diese dürfte für eine Auftragsverarbeitung mit entsprechenden Compliance-Folgen sprechen.
Im Rahmen einer WhatsApp-Bewerbung ist die Übermittlung sensibler Daten erforderlich. Dazu zählen beispielsweise Name, Anschrift und Geburtsdatum. Da WhatsApp keine Authentifizierung voraussetzt, bietet der Messenger keine große Datensicherheit in Bezug auf Integrität und Vertraulichkeit. Aus diesem Grund sollten Bewerberinnen und Bewerber bereits beim Erstkontakt von den suchenden Unternehmen darauf hingewiesen werden, dass die Übersendung von sensiblen Daten aus Unternehmenssicht nicht erwünscht ist.
Checkliste für Bewerbungen per WhatsApp
Vorbereitung für eine WhatsApp-Bewerbung:
- Jobanzeige sorgfältig durchlesen. Ist eine Bewerbung über WhatsApp erwünscht?
- Passenden Kontakt beim Unternehmen recherchieren.
- Dokumente wenn nötig in das erforderliche Dateiformat konvertieren.
- WhatsApp-Profil (inkl. Foto) aufgeräumt und professionell einstellen.
- Info und Status auf unpassende Inhalte überprüfen.
WhatsApp-Bewerbung verfassen:
- persönliche & höfliche Anrede formulieren
- Jobinteresse bekunden
- Eigenqualifikation darstellen
- Unterlagen als Anhang beifügen
- Text auf Rechtschreibung und Grammatik überprüfen
- keine Emojis und Chatbegriffe (z.B. „asap“ oder „thx“) verwenden
Nachbereitung:
- Eingang der Bewerbung nach 1-2 Tagen bestätigen lassen, sofern nicht automatisch erfolgt
- auf etwaige Rückfragen überlegt antworten
- Smalltalk über private Themen vermeiden
Interessant zu wissen: Wer aufgrund einer mündlich erteilten, aber nicht eingehaltenen Einstellungszusage andere Jobangebote ausschlägt oder einen finanziellen Schaden erleidet, kann ggf. einen Anspruch auf Schadenersatz geltend machen. In einem solchen Fall steht die DEURAG Privat-Rechtsschutzversicherung Betroffenen zur Seite.
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